I-Science-Tag der FH Potsdam zum Records Management

Der FB Informationswissenschaften der FH Potsdam veranstaltet am 06. März den 6. I-Science-Tag, in diesem Jahr mit dem Schwerpunkt Records Management. Das Programm gibt zum einen einen grundlegenden Überblick über Bedeutung, Sinn und Zweck bzw. Benefit von Records Management und enthält zum anderen branchenbezogene Vorträge zum Records Management in öV und Privatwirtschaft. Klein aber fein dürfte m.E. die beste Umschreibung für die Tagung sein.

Nähere Informationen finden sich hier: http://iw.fh-potsdam.de/5574.html

16. Archivwissenschaftliches Kolloquium zum Thema elektronische Schriftgutverwaltung und Archivierung

Das 16. Archivwissenschaftliches Kolloquium am am 29. und 30. November 2011 in der Archivschule Marburg steht unter dem Rahmentitel “Digitale Registraturen – digitale Archivierung Pragmatische Lösungen für kleinere und mittlere Archive?” und greift insofern aktuelle Fragestellungen auf, die gerade auf kommunaler Ebene zum einen komplex (Stichwort: Aufgabenvielfalt, zahlreiche Fachverfahren) zum anderen häufig auf begrenzte Ressourcen (was natürlich auch für Länder und Bund zutrifft) stoßen.

Das Programm ist vielfältig und sehr gut besetzt. Nähere Informationen finden sich hier: Archivwiss. Kolloqium 2011

Schwerpunkt Records Management in IWP 2009

Ulrike Spree
Records Management (k)ein Thema für Information
Professionals!?

Ulrich Kampffmeyer
Records Management und Schriftgutverwaltung

Ulrike Spree
Wissensorganisation und Records Management:
Was ist der State of the Art?

Ulrich Kampffmeyer
MoReq und MoReq2

Interview von Ulrike Spree mit Joachim Haessler
Entwicklung von Records Management Software:
„Weg von einzelnen Projektlösungen, hin zum
Softwarehersteller“

Irmgard Mummenthey, Jenny Kotte und Julia Brüdegam
Schriftgutverwaltung, Records Management und
Records Preservation. Selbstverständnis des
Staatsarchivs Hamburg in einer modernen Verwaltung

Beate Graner, Maike Fresenborg, Anneke Lühr, Joachim
Seifert und Sebastian Sünkler
Schriftgutverwaltung an der Hochschule –
Entwicklung eines aufgabenorientierten Aktenplans
für die Hochschule für Angewandte Wissenschaften
Hamburg

Martin Gennis
Schriftgutverwaltung und Langzeitarchivierung.
Records Management (k)ein Thema an
informationswissenschaftlichen Ausbildungsstätten
in Deutschland?

Die Beiträge sind kostenfrei online unter
http://www.agi-imc.de/isearch/dgi_publications.nsf

Frühjahrsputz in den Registraturen der Kreisverwaltung Siegen-Wittgenstein

Am 3.6. widmete sich Radio Siegen der jährlichen Regal- und Aktenreinigung in den Registraqturräumen der KReisverwaltung Siegen-Wittgenstein

“Der Frühling ist zwar vorbei, im Kreisarchiv ist im Moment trotzdem Frühjahrsputz angesagt. Radio Siegen Reporter Bernd Müller hat zugeguckt.”
Link zum Podcast (mp3):
http://www.radio-siegen.de/_pool/files/beitraege/504511.mp3

Leitfaden Standards und Normen ECM online verfügbar

Der Leitfaden Standards und Normen ECM des VOI ist nach der Prinausgabe, die 2008 veröffentlicht wurde nun auch online verfügbar. Der Leitfaden beschreibt prägnant die wichtigsten organisatorischen wie technischen Standards und Normen im Kontext ECM, Records management etc. und bietet so einen sehr guten Überblick und Einstieg in die Thematik.

Leitfaden Standards und Normen ECM

Materialien zur Schriftgutverwaltung und zum Records Management veröffentlicht

Auf den Seiten der Archivschule Marburg ist ein Manual zur Schriftgutverwaltung und zum Records Management veröffentlicht worden.

Vgl.: http://www.archivschule.de/forschung/schriftgut

Die Materialien beinhalten ein FAQ, dass die häufigsten Fragen zur Schriftgutverwaltung prägnant beantwortet. Daneben werden die grundlegenden Anforderungen an die Schriftgutverwaltung und Records Management sowie deren Umsetzung anhand der Kapitel der ISO-15489 – der Norm zur Schriftgutverwaltung – allgemeinverständlich beschrieben. Des Weiteren enthält das Manual ein Glossar.

Entstanden sind die Materialien im Arbeitskreis Schriftgutverwaltung /Records Management des DIN NABD sowie der Archivschule Marburg selbst.

Mit den Materialien liegt somit in kompakter Form ein verständliches Onlinehandbuch zum komplexen Thema Schriftgutverwaltung und Records Management vor, dass auf dem neusten Stand die entsprechenden Anforderungen beschreibt.

Roadmap MoReq 2010

Im Kontext Standards im Records Management und Weiterentwicklung DOMEA-Konzept ist die Road Map zur Fortschreibung von MoReq hinsichtlich MoReq 2010 und über 2012 hinaus spannend:

Roadmap MoReq 2010

Solange die MoReq allerdings nur auf Englisch vorliegen und dt. Spezifika kaum berücksichtigen (was sich im Kontext MoReq 2010 bzw. über 2012 hinaus ja ändern könnte), werden sie in der dt. Verwaltung erfahrungsgemäß kaum Anwendung finden.

DMSExpo in Stuttgart

Vom 26.-28.Oktober findet auf der Messe Stuttgart wieder die DMSExpo, eine der zentralen europäischen Messen im Kontext ECM, Dokumentenmanagement, Workflow, Langzeitspeicherung statt, wobei der Schwerpunkt i.d.R. die Privatwirtschaft ist. Daneben bietet die Messe einen hervorragenden Überblick der verschiedenen Systemanbieter sowie Dienstleister der Branche.

Vgl.: DMSExpo

Universal archiving module des Estnischen Nationalarchivs

“The universal archiving module (UAM) is a software created by the National Archives for the preparation and transfer of digital documents extracted from electronic records managements systems. Use of UAM requires the ability of an institution’s ERMS to export documents and their metadata in XML format.”
Link

16. Anwenderforum E-Government 17./18.02. in Berlin

Vom 17.-18. Februar 2010 findet im Besucherzentrum des Presse- und Informationsamts der Bundesregierung in Berlin das 16. Anwenderforum E-Government statt. Themen sind u.a.:

  • E-Government in Europa – Ideen, Strategien, Konzepte, Lösungen
  • Das Web 2.0 im Behördenalltag
  • Nationale und europäische E-Government-Standards
  • Zwischenbilanz EU-Dienstleistungsrichtlinie – Umsetzungserfahrungen
    und Entwicklungsperspektiven
  • Usability – Effizienz und Akzeptanz von E-Government-Lösungen als kritischer Erfolgsfaktor

Speziell die Themen Web 2.0 im Kontext Collaboration bzw. Abbildung informeller Abstimmungen sowie die Usability von IT-Verfahren spielen in Projekte zur Einführung und Nutzung der E-Akte und/oder IT-gestützten Vorgangsbearbeitung sowie im Endeffekt der Langzeitspeicherung und Archivierung eine erhebliche Rolle.Ein Gesamtblick auf das Thema E-Government ermöglicht zudem eine Erweiterung des Fokus vom reinen DMS/VBS, dass aus Archivsicht häufig im Fokus ist, auf die Umgebung und den Gesamtrahmen begleitender IT-Anwendungen.

Wie jedes Jahr werden die von Anwendervorträgen geprägten Fachforen durch Marktforen begleitet, in dem Produktanbieter in einer vergleichenden Präsentation Lösungen u.a. zu
E-Akte und vertrauenswürdiger Langzeitspeicherung neutral moderiert anhand definierter Grundfragen/Grundanforderungen an die jeweiligen Produkte (bspw. langfristige Sicherung elektronisch signierter Unterlagen, Sicherstellung einer vollständigen E-Akte trotz collaborativer Funktionen/informeller Abstimmungen etc.) darstellen.

Die Veranstaltung ist für die öffentliche Verwaltung kostenfrei.

Nähere Informationen unter:

http://www.anwenderforum2010.de/index.php?subject=home

Vertrauenswürdige elektronische Langzeitspeicherung

Das BSI hat die Technische Richtlinie 03125 zur vertrauenswürdigen elektronischen Langzeitspeicherung veröffentlicht. Damit liegt ein standardisiertes Gesamtwerk zur rechts- und beweissicheren Langzeitspeicherung aufbewahrungspflichtiger elektronischer Unterlagen vor, das Standards wie ArchiSafe und ArchiSig und E-Government-Basiskomponenten wie die VPS integriert vor.

Vgl. TR vertrauenswürdige Langzeitspeicherung

Beginn der Testphase von De-Mail

Die Testphase des Systems/Produkts De-Mail hat am 08.10. begonnen.
De-Mail ist geeignet, die sichere und nachweisbare Zustellung von Emails sowie deren Integrität zu ermöglichen. Im Sinne eines E-Government mit der Maßgabe”government to citizen” ist De-Mail ein bemerkenswerter Schritt in die richtige Richtung.

Nähere Informationen unter: De-Mail

In diesem Zusammenhang: Die qualifizierte Signatur zur Erfüllung des Schriftformerfordernisses in der elektronischen Welt oder die Beweissicherung bleibt uns trotz De-Mail erhalten.

Zum Thema gläserne Mail: De-Mail erfüllt die geltenden Anforderungen an die Vertraulichkeit, was für die klassische Email – nicht gilt!

Erste MoReq 2-Zertifizierung

Das erste DMS/VBS ist nach dem aktuellen europäischen Standard MoReq 2 zertifiziert worden: erste MoReq 2-Zertifizierung

Als Hintergrund: MoReq 2 wurde auf Basis der MoReq entwickelt, 2008 veröffentlicht und bildet derzeit den zentralen Standards im Kontext DMS/VBS resp. Records Management in Europa. MoReq 2 beinhaltet grundsätzlich die übergreifenden Anforderungsgruppen 1-9. In Gruppe 0 können länderspezifische Anforderungen, so auf Deutschland bezogen, bspw. die Bedingungen an eine ordnungsgemäße elektronische Schriftgutverwaltung unter Weiterentwicklung des DOMEA-Konzepts (Ergänzung/Anpassung um die seit der Version 2.1 2004 erfolgten Veränderungen in Verwaltung resp. dem Markt) beinhalten.

Nähere Informationen auch vom Kollegen Dr. Kampffmeyer unter:

MoReq 2-Zertifizierung

Xinnovations 2009

Die Tagung Xinnovations 2009 findet vom 14.-16. September ind der Humboldtuniversität zu Berlin statt. Ziel der Tagung und des gleichnamigen Vereins ist es, die Zusammenarbeit zwischen Wirtschaft, Wissenschaft, Verwaltung und Politik im Kontext webbasierter Kommunikationsprozesse und IT zu fördern, um in der Folge technische und organisatorische Innovationen zu ermöglichen. Die Tagung ist hochkarätig besetzt und der Teilnahmebeitrag mit 20,-€/Tag vergleichsweise überschaubar. Nähere Informationen unter:

http://www.xinnovations.de/

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