Schwerpunkt Records Management in IWP 2009

Ulrike Spree
Records Management (k)ein Thema für Information
Professionals!?

Ulrich Kampffmeyer
Records Management und Schriftgutverwaltung

Ulrike Spree
Wissensorganisation und Records Management:
Was ist der State of the Art?

Ulrich Kampffmeyer
MoReq und MoReq2

Interview von Ulrike Spree mit Joachim Haessler
Entwicklung von Records Management Software:
„Weg von einzelnen Projektlösungen, hin zum
Softwarehersteller“

Irmgard Mummenthey, Jenny Kotte und Julia Brüdegam
Schriftgutverwaltung, Records Management und
Records Preservation. Selbstverständnis des
Staatsarchivs Hamburg in einer modernen Verwaltung

Beate Graner, Maike Fresenborg, Anneke Lühr, Joachim
Seifert und Sebastian Sünkler
Schriftgutverwaltung an der Hochschule –
Entwicklung eines aufgabenorientierten Aktenplans
für die Hochschule für Angewandte Wissenschaften
Hamburg

Martin Gennis
Schriftgutverwaltung und Langzeitarchivierung.
Records Management (k)ein Thema an
informationswissenschaftlichen Ausbildungsstätten
in Deutschland?

Die Beiträge sind kostenfrei online unter
http://www.agi-imc.de/isearch/dgi_publications.nsf

Frühjahrsputz in den Registraturen der Kreisverwaltung Siegen-Wittgenstein

Am 3.6. widmete sich Radio Siegen der jährlichen Regal- und Aktenreinigung in den Registraqturräumen der KReisverwaltung Siegen-Wittgenstein

„Der Frühling ist zwar vorbei, im Kreisarchiv ist im Moment trotzdem Frühjahrsputz angesagt. Radio Siegen Reporter Bernd Müller hat zugeguckt.“
Link zum Podcast (mp3):
http://www.radio-siegen.de/_pool/files/beitraege/504511.mp3

Leitfaden Standards und Normen ECM online verfügbar

Der Leitfaden Standards und Normen ECM des VOI ist nach der Prinausgabe, die 2008 veröffentlicht wurde nun auch online verfügbar. Der Leitfaden beschreibt prägnant die wichtigsten organisatorischen wie technischen Standards und Normen im Kontext ECM, Records management etc. und bietet so einen sehr guten Überblick und Einstieg in die Thematik.

Leitfaden Standards und Normen ECM

Materialien zur Schriftgutverwaltung und zum Records Management veröffentlicht

Auf den Seiten der Archivschule Marburg ist ein Manual zur Schriftgutverwaltung und zum Records Management veröffentlicht worden.

Vgl.: http://www.archivschule.de/forschung/schriftgut

Die Materialien beinhalten ein FAQ, dass die häufigsten Fragen zur Schriftgutverwaltung prägnant beantwortet. Daneben werden die grundlegenden Anforderungen an die Schriftgutverwaltung und Records Management sowie deren Umsetzung anhand der Kapitel der ISO-15489 – der Norm zur Schriftgutverwaltung – allgemeinverständlich beschrieben. Des Weiteren enthält das Manual ein Glossar.

Entstanden sind die Materialien im Arbeitskreis Schriftgutverwaltung /Records Management des DIN NABD sowie der Archivschule Marburg selbst.

Mit den Materialien liegt somit in kompakter Form ein verständliches Onlinehandbuch zum komplexen Thema Schriftgutverwaltung und Records Management vor, dass auf dem neusten Stand die entsprechenden Anforderungen beschreibt.

Roadmap MoReq 2010

Im Kontext Standards im Records Management und Weiterentwicklung DOMEA-Konzept ist die Road Map zur Fortschreibung von MoReq hinsichtlich MoReq 2010 und über 2012 hinaus spannend:

Roadmap MoReq 2010

Solange die MoReq allerdings nur auf Englisch vorliegen und dt. Spezifika kaum berücksichtigen (was sich im Kontext MoReq 2010 bzw. über 2012 hinaus ja ändern könnte), werden sie in der dt. Verwaltung erfahrungsgemäß kaum Anwendung finden.

DMSExpo in Stuttgart

Vom 26.-28.Oktober findet auf der Messe Stuttgart wieder die DMSExpo, eine der zentralen europäischen Messen im Kontext ECM, Dokumentenmanagement, Workflow, Langzeitspeicherung statt, wobei der Schwerpunkt i.d.R. die Privatwirtschaft ist. Daneben bietet die Messe einen hervorragenden Überblick der verschiedenen Systemanbieter sowie Dienstleister der Branche.

Vgl.: DMSExpo

Universal archiving module des Estnischen Nationalarchivs

„The universal archiving module (UAM) is a software created by the National Archives for the preparation and transfer of digital documents extracted from electronic records managements systems. Use of UAM requires the ability of an institution’s ERMS to export documents and their metadata in XML format.“
Link

16. Anwenderforum E-Government 17./18.02. in Berlin

Vom 17.-18. Februar 2010 findet im Besucherzentrum des Presse- und Informationsamts der Bundesregierung in Berlin das 16. Anwenderforum E-Government statt. Themen sind u.a.:

  • E-Government in Europa – Ideen, Strategien, Konzepte, Lösungen
  • Das Web 2.0 im Behördenalltag
  • Nationale und europäische E-Government-Standards
  • Zwischenbilanz EU-Dienstleistungsrichtlinie – Umsetzungserfahrungen
    und Entwicklungsperspektiven
  • Usability – Effizienz und Akzeptanz von E-Government-Lösungen als kritischer Erfolgsfaktor

Speziell die Themen Web 2.0 im Kontext Collaboration bzw. Abbildung informeller Abstimmungen sowie die Usability von IT-Verfahren spielen in Projekte zur Einführung und Nutzung der E-Akte und/oder IT-gestützten Vorgangsbearbeitung sowie im Endeffekt der Langzeitspeicherung und Archivierung eine erhebliche Rolle.Ein Gesamtblick auf das Thema E-Government ermöglicht zudem eine Erweiterung des Fokus vom reinen DMS/VBS, dass aus Archivsicht häufig im Fokus ist, auf die Umgebung und den Gesamtrahmen begleitender IT-Anwendungen.

Wie jedes Jahr werden die von Anwendervorträgen geprägten Fachforen durch Marktforen begleitet, in dem Produktanbieter in einer vergleichenden Präsentation Lösungen u.a. zu
E-Akte und vertrauenswürdiger Langzeitspeicherung neutral moderiert anhand definierter Grundfragen/Grundanforderungen an die jeweiligen Produkte (bspw. langfristige Sicherung elektronisch signierter Unterlagen, Sicherstellung einer vollständigen E-Akte trotz collaborativer Funktionen/informeller Abstimmungen etc.) darstellen.

Die Veranstaltung ist für die öffentliche Verwaltung kostenfrei.

Nähere Informationen unter:

http://www.anwenderforum2010.de/index.php?subject=home

Vertrauenswürdige elektronische Langzeitspeicherung

Das BSI hat die Technische Richtlinie 03125 zur vertrauenswürdigen elektronischen Langzeitspeicherung veröffentlicht. Damit liegt ein standardisiertes Gesamtwerk zur rechts- und beweissicheren Langzeitspeicherung aufbewahrungspflichtiger elektronischer Unterlagen vor, das Standards wie ArchiSafe und ArchiSig und E-Government-Basiskomponenten wie die VPS integriert vor.

Vgl. TR vertrauenswürdige Langzeitspeicherung

Beginn der Testphase von De-Mail

Die Testphase des Systems/Produkts De-Mail hat am 08.10. begonnen.
De-Mail ist geeignet, die sichere und nachweisbare Zustellung von Emails sowie deren Integrität zu ermöglichen. Im Sinne eines E-Government mit der Maßgabe“government to citizen“ ist De-Mail ein bemerkenswerter Schritt in die richtige Richtung.

Nähere Informationen unter: De-Mail

In diesem Zusammenhang: Die qualifizierte Signatur zur Erfüllung des Schriftformerfordernisses in der elektronischen Welt oder die Beweissicherung bleibt uns trotz De-Mail erhalten.

Zum Thema gläserne Mail: De-Mail erfüllt die geltenden Anforderungen an die Vertraulichkeit, was für die klassische Email – nicht gilt!

Erste MoReq 2-Zertifizierung

Das erste DMS/VBS ist nach dem aktuellen europäischen Standard MoReq 2 zertifiziert worden: erste MoReq 2-Zertifizierung

Als Hintergrund: MoReq 2 wurde auf Basis der MoReq entwickelt, 2008 veröffentlicht und bildet derzeit den zentralen Standards im Kontext DMS/VBS resp. Records Management in Europa. MoReq 2 beinhaltet grundsätzlich die übergreifenden Anforderungsgruppen 1-9. In Gruppe 0 können länderspezifische Anforderungen, so auf Deutschland bezogen, bspw. die Bedingungen an eine ordnungsgemäße elektronische Schriftgutverwaltung unter Weiterentwicklung des DOMEA-Konzepts (Ergänzung/Anpassung um die seit der Version 2.1 2004 erfolgten Veränderungen in Verwaltung resp. dem Markt) beinhalten.

Nähere Informationen auch vom Kollegen Dr. Kampffmeyer unter:

MoReq 2-Zertifizierung

Xinnovations 2009

Die Tagung Xinnovations 2009 findet vom 14.-16. September ind der Humboldtuniversität zu Berlin statt. Ziel der Tagung und des gleichnamigen Vereins ist es, die Zusammenarbeit zwischen Wirtschaft, Wissenschaft, Verwaltung und Politik im Kontext webbasierter Kommunikationsprozesse und IT zu fördern, um in der Folge technische und organisatorische Innovationen zu ermöglichen. Die Tagung ist hochkarätig besetzt und der Teilnahmebeitrag mit 20,-€/Tag vergleichsweise überschaubar. Nähere Informationen unter:

http://www.xinnovations.de/

Jahrestagung eAkte zu DMS/VBS, Langzeitspeicherung und Archivierung

Vom 19.-20. November findet in der Landesvertretung Baden-Württemberg in Berlin die Jahrestagung eAkte statt mit Fachvorträgen zu den verschiedenen Fragestellung im Kontext elektronische Akte, Langzeitspeicherung und Archivierung.
Die Fachvorträge sind organisiert in themenspezifischen Fachforen so u.a.:

  • Digitalisierung von Papierunterlagen
  • Normung und Standardisierung
  • elektronische Signatur/Rechts- und Beweissicherheit elektronischer Akten
  • Collaboration/Web 2.0 und elektronische Akten
  • Langzeitspeicherung
  • elektronische Archivierung

Die Vorträge werden von namhaften Fachpersonen sowohl aus dem Archiv- wie Verwaltungskontext gehalten so bspw.:

  • Hr. Dr. Keitel/Landesarchiv Baden-Württemberg
  • Fr. Dr. Jandt, PROVET-Projekt der Uni Kassel (Beweissicherheit digitaler Unterlagen)
  • Fr. Dobratz/NESTOR
  • Fr. Dr. Gutzmann/VW

Begleitet werden Fachvorträge durch Marktforen, in den Produktanbieter und Dienstleister ihre konkrete Leistungen in den o.g. Themen vorstellen.

Organisiert wird die Tagung durch die INFORA GmbH. Die fachliche Organisation, so Auswahl der Themen und ReferentInnen etc. und die entspr. Qualitätssicherung erfolgt durch einen Fachbeirat mit Experten im Kontext DMS/VBS, Langzeitspeicherung und eAkte sowie der öffentlichen Verwaltung selbst.

Die Teilnahme an der Veranstaltung ist für VertreterInnen des öffentlichen Dienstes kostenfrei. Die Vorträge sind fachlich sehr empfehlenswert, zumal eine solch kompakte Darstellung der wichtigsten Themenstellung im Kontext DMS/VBS, Langzeitspeicherung und Archivierung äußerst selten ist.

Nähere Informationen zur Tagung finden sich unter nachstehendem Link:Jahrestagung eAkte

NESTOR braucht Records Management – Email-„Archivierung“ für öV nur in der Akte!

Das aktuelle NESTOR-Handbuch „Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung“ enthält eine Vielzahl insbesondere aus prozessualer und technischer Sicht hochinteressante Beiträge zur elektronischen Archivierung.

Was jedoch faktisch ausgeblendet wird ist die Frage, wie eigentlich archivwürdige Unterlagen ins Archiv gelangen! Records Management spielt im Handbuch keine Rolle – obwohl gerade in der Schriftgutverwaltung die Grundlagen für eine vollständige digitale Überlieferung oder pathetisch ausgedrückt das digitale Erbe gelegt wird. Nur mit einer vollständigen eAkte die letztendlich dem Archiv angeboten wird, können Überlieferungsbrüche in der elektronischen Welt vermieden werden.

Der einzige Beitrag, der die Thematik anschneidet setzt sich mit dem Thema „Email-Archivierung“ auseinander. Fr. Dr. Schwarz/FH Potsdam betrachtet dieses jedoch faktisch völlig isoliert von dem gerade für die öV bindenden Prinzip der Aktenmäßigkeit. Um es kurz darzustellen:

Sind Emails für die behördliche Aufgabenerfüllung relevant gehören sie zu den Akten – in Papierform oder elektronisch. Für eine eAkte sind entsprechende Verfahren zu nutzen, die eine rechtssichere eAkte und ggf. Vorgangsbearbeitung ermöglich, sprich DMS/VBS.

Die Führung und Aufbewahrung rechts-/aktenrelevanter Emails unabhängig von Akten ist für die öffentliche Verwaltung UNZULÄSSIG und gefährdet explizit die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns, aussagekräftige Akten und damit das digitale Erbe!

Die Grundsätze der Schriftgutverwaltung spielen im Aufsatz im zur Email „Archivierung“ im NESTOR-Handbuch kaum eine Rolle, weder die Aktenbildung, die Registrierung, die Einbringung in den Geschäftsgang oder die Aussonderung von Emails im Rahmen elektronischer Akten – dabei ist dies nicht nur geltendes Recht, sondern Verwaltungspraxis. Insofern erscheint eine ausführliche Replik auf diesen Aufsatz notwendig:

Die isolierte Betrachtung von Emails außerhalb des Aktenzusammenhangs ist umso problematischer, als dass die Führung vollständiger Akten einen wesentlichen Erfolgsfaktor in einschlägigen Projekten bildet. Zudem ist dies eine der Grundregeln der öV.

10 Merksätze zur Archivierung des VOI überarbeitet

Die seit Mitte der 1990er Jahre vorliegenden 10 Merksätze des VOI ( Branchenverband im Kontext DMS/VBS, Records Management, ECM) zur revisionssicheren Archivierung (Langzeitspeicherung) wurden liegen in überarbeiteter Form vor. Die Inhalte wurde präzisiert und fachlich der Entwicklung angepasst.

Als grundlegende Merksätze sind die 10 Punkte sicherlich gut, nur bleibt die Frage offen, worin der Mehrwert zu den vom VOI zumeist als „zu allgemein“ kritisierten ISO-15489 besteht, die als internationale Norm jedoch deutlich verbindlicheren Charakter besitzen und zudem Verantwortlichkeiten und damit auch implizite Rechte und Pflichten der an einem ordnungsgemäßen Records Management Beteiligten definieren. Die Merksätze sind sehr allgemein und zudem in der Begrifflichkeit nicht branchenneutral, sondern vornehmlich auf die Privatwirtschaft ausgerichtet. So bezieht sich der Begriff „revisionssicher“ zunächst auf die sichere Aufbewahrung im Hinblick auf die Prüfung bilanzrelevanter Unterlagen im Rahmen der Steuerprüfung gemäß den GdPDU und trifft insoweit Privatunternehmen (Vgl. § 147 AO ff.).

„Rechtssicher“ im Sinne einer rechtskonformen Aufbewahrung wäre sicher der bessere Terminus.

Zudem meint der Terminus „Archivierung“ bekanntermaßen die dauerhafte Aufbewahrung von Unterlagen mit bleibendem Wert im zuständigen Archiv.

Als erste Grundlage, Argumentationshilfe oder wie der Name anklingen lässt „Erinnerungshilfe“ für eine rechtssichere und beweissichere Langzeitspeicherung sind die Merksätze durchaus zu empfehlen und auf das jeweilige Projekt lassen sie sich natürlich auch gut anpassen.

Vgl.: Merksätze des VOI

Beweisqualität von eDokumenten (Unternehmenssicht)

Dr. Ivo Geis mit einem Artikel zur Beweisqualität von eDokumenten, mit inhaltlichem Schwerpunkt auf Unterlagen aus Wirtschaftsunternehmen.

Vgl.: Beweiskraft eDokumente aus Unternehmen

Auf die öV lässt sich der Artikel nur bedingt übertragen, da hier teilweise andere und engere rechtliche Rahmenbedingungen insbesondere hinsichtlich der Schriftgutverwaltung, dem Scanning resp. der Langzeitspeicherung gelten. Hier sind folgende Leitfäden des BMWi zu empfehlen (es handelt um größere PDF-Dateien):

Beide Leitfäden sind für die öV zu empfehlen, da gescannte Unterlagen von originär elektronisch entstandenen Unterlagen bezgl. der rechtlichen Betrachtung abzugrenzen sind (gescannte Unterlagen stellen grundsätzlich Kopien der papiernen Originale dar) und die Problematik des Scannens im zweiten Leitfaden sehr umfassend ausgeführt wird. Beide Leitfäden sind im Ergebnis des Projekts „provet“

entstanden, in dem u.a. die rechtlichen Rahmenbedingungen spez. Themen wie Beweiskraft von eDokumenten und deren Erhalt (der Beweiskraft) untersucht wurden. Maßgebliche Personen, die derzeit auch zum Maß der Dinge in diesem Themenkontext in der öV zählen sind:

  • Dr. Alexander Roßnagel
  • Dr. Stefanie Fischer-Dieskau
  • Silke Jandt

15. Anwenderforum E-Government mit Marktforum zur Langzeitspeicherung/Archivierung

Am 11. und 12. Februar findet das 15. Anwenderforum E-Government im Presse- und Besucherzentrum des Presse- und Informationsamtes der Bundesregierung in Berlin statt. Diesjähriges Rahmenthema bildet: „Effizientes E-Government durch effiziente Service-Strukturen“, sprich wie kann die Digitalisierung der behördlichen Aufgabenerfüllung in Kostenvorteile und höhere Bürger-/Kundennähe, technische und prozessuale Vereinfachung umgemünzt werden. Erstmals wird beim Anwenderforum der Blick auch auf die Entwicklungen in Europa gelenkt, so dass neben Anwenderberichten aus deutschen Verwaltung auch Berichte bspw. aus Spanien oder den Niederlanden die Veranstaltung bereichern.

Aus archivarischer Sicht ist bspw. der Vortrag von Herrn Dr. Hollmann, Bundesarchiv empfehlenswert. Er stellt Überlegungen zur Nutzung des digitalen Zwischenarchivs als Shared Service des Bundesarchivs vor.

Im Marktforum Archivierung stellen Anbieter in einer moderierten Präsentation- und Diskussion Dienstleistungen und Lösungen zur Langzeitspeicherung und Archivierung vor.

Die Veranstaltung ist für Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung kostenfrei und wird organisiert unter der Schirmherrschaft der Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin.

Nähere Informationen unter:15. Anwenderforum E-Government