Alles-Archivierer

„Das angestaubte Image von Archiven ist längst überholt. Es sind mittlerweile nicht mehr nur Akten und Geschäftsunterlagen, die ins dorthin wandern. Archiviert wird praktisch alles, was eine langfristige und sichere Aufbewahrung erfordert: Von Datenträgern, Film- und Fotoaufnahmen über Laborproben und pharmazeutischen Rückstellmustern bis hin zu antiquarischen Schriften und musealen Exponaten. “ Sogar Autoteile und ganze Kühlschränke sind als Rückstellmuster bei uns eingelagert“ , erläutern Dr. Benjamin Bader und Norman Braun, die beiden Manager sind Geschäftsführer der Zentral Archiv Service (Z.A.S.) GmbH.

Das von Bernd Mohnsame gegründete Neubrandenburger Unternehmen hat sich seit 1994 zu einem Full-Service-Anbieter mit Pharma-Spezialisierung in Sachen Archivierung und Digitalisierung entwickelt, das deutschlandweit seines Gleichen sucht. Im Jahr 2017 hat die Rhenus Archiv Services GmbH 100 Prozent der Firma übernommen und will sowohl Geschäft als auch Standort ausbauen.
Das Archiv befindet sich in einem Gebäude des ehemaligen VEB Pharma Neubrandenburg im Ortsteil Weitin, wo zu DDR-Zeiten eine Penicillin-Produktion aufgebaut werden sollte. Auch Z.A.S. hat sich auf den Pharma-Bereich spezialisiert. “ Wir haben den Vorteil, über viele Räume mit unterschiedlichen Eigenschaften zu verfügen, so können wir den Kunden individuell passende Lagerbedingungen anbieten“ , sagt Geschäftsführer Bader. Einige Proben werden etwa in flüssigem Stickstoff bei minus 196 Grad Celsius aufbewahrt. “ Wir könnten auch Räume auf über 30 Grad Celsius hochheizen, wenn das gewünscht würde.“ Insgesamt 250 000 Aktenmeter können laut Norman Braun gelagert werden.
Nicht erst seit Zeiten vom Coronavirus wächst der Bedarf, etwa Untersuchungs- oder Laborergebnisse sowie entnommene Proben dauerhaft aufzubewahren und bei Bedarf wieder “ aus der Schublade zu ziehen“ . “ Wir können den Kunden auf Wunsch die Proben und Dokumente per Kurier oder auch digital zukommen lassen“ , sagt Geschäftsführer Norman Braun. Um neben biologischen Proben wie etwa Gewebe- oder Zellproben zukünftig auch Medikamentenmuster archivieren zu können, ist das Unternehmen derzeit in Begriff, eine Herstellungserlaubnis nach dem Arzneimittelgesetz zu erlangen. “ Damit sind wir dann in unserer Branche deutschlandweit einzigartig“ , sagen die beiden Manager.“

Nordkurier – Neubrandenburger Zeitung Stargard vom 20.06.2020, Seite 18

https://www.zas-archiv.de/

Datenbank „Aufbewahrungsfristen“ der Technischen Universität Ilmenau freigegeben

Die Technische Universität hat am 29. November 2016 die Datenbank „Aufbewahrungsfristen“ als ihren offiziellen Fristenkatalog verabschiedet. Die Datenbank umfasst derzeit ca. 400 Datensätze, die regelmäßig aktualisiert werden. Innerhalb von 5 Jahren wurde diese von einer Arbeitsgruppe, bestehend aus der Leiterin des Universitätsarchivs (Dr. Anja Kürbis), der Datenschutzbeauftragten (Sylvia Klawitter), der Dekanatsreferentin der Fakultät Maschinenbau (Dr. Beate Schlütter) und dem Leiter von IPPV (Sven Griebert) erstellt. In erster Linie dient die Datenbank den Mitarbeitern der TU Ilmenau als internes Arbeitsinstrument.

Zur Beförderung des fachlichen Austausches und der Kooperation zwischen den Archiven steht die Datenbank allen interessierten Nutzern zur Verfügung. Die fachliche Betreuung der Datenbank liegt beim Universitätsarchiv Ilmenau, welches Hinweise, Kommentare oder Korrekturen gerne entgegennimmt.

www.tu-ilmenau.de/aufbewahrungsfristen/web/

Dr. Anja Kürbis (Leiterin des Universitätsarchivs Ilmenau)

Kompendium zur eIDAS-Verordnung

Die neue eIDAS-Verordnung schafft europaweit einheitliche Grundlagen für sichere wie vertrauenswürdige elektronische Geschäftsprozesse einschl. deren Dokumentation und Nachweis. Ein fundiertes Kompendium zu Inhalten, Chancen, Herausforderungen, Empfehlungen findet sich hier:

http://toolbox.bearingpoint.com/de/regulierung/information-detail-regulierung/chancen-und-herausforderungen-der-eidas/3009

Wichtige Antworten zur TR-RESISCAN

gibt ein aktueller Artikel der in der aktuellen eGovernment-Computing erschienen ist. In diesen sind die umfassenden Erfahrungen der Autoren aus einschlägigen Projekten in öV und Privatwirtschaft, der Marktkenntnis sowie der Standardisierung in dem Thema unmittelbar eingeflossen.

http://www.egovernment-computing.de/wichtige-antworten-zur-tr-resiscan-a-506732

Video "Show me your archive"

Im Rahmen unserer Ausbildung zu Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste in der Fachrichtung Archiv entstand dieses nicht ganz ernst gemeinte Video als Teil eines Abschlussprojektes im Jahr 2013, was in nervigem Denglisch das freudige Verhältnis zwischen Archivar und Behördenmitarbeiter karikiert.

Alle Rechte liegen bei Eric Heinrich, Chemnitz.

Ergebnisse E-Government-Initiative De-Mail

Die ersten Ergebnisdokumente der letzten E-Government-Initiative De-Mail sind online:

http://www.cio.bund.de/DE/Innovative-Vorhaben/De-Mail/E-Government-Initiative/egovernment_initiative_node.html#doc2762370bodyText2

Aktuell läuft noch bis 31.07. die Bewerbungsfrist für die neue E-Government-Initiative des BMI. Wie die Ergebnisse zeigen gibt es erste konkrete Anwendungen zur sicheren elektronischen Kommunikation.

Die hier auch diskutierten technischen Fragen sollten anhand der maßgeblichen Technischen Richtlinien des BSI vertieft werden.

Bundesagentur für Arbeit führt beweissichere Langzeitspeicherung nach TR-ESOR ein

Die Bundesagentur für Arbeit hat sich in ihrer Ausschreibung zur beweissicheren Langzeitspeicherung für eine Lösung auf Basis der TR-03125 entschieden:

http://www.move-online.de/index.php?schrift=2&modus=g&menu=1&page=meldungen&data=14939

Nach u.a. dem Bundesministerium für Gesundheit einschl. des Geschäftsbereichs setzt damit eine weitere Bundesbehörde eine gerichtsfeste Aufbewahrung ihrer elektronischen Unterlagen um.

E-Book zur beweissicheren Langzeitspeicherung veröffentlicht

Im Kontext der zunehmend rein elektronischen Verwaltungsarbeit gewinnen Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Transparenz behördlichen Handelns und in der Folge der Beweissicherheit elektronischer Unterlagen erheblich an Bedeutung. Insbesondere die Frage, wie elektronische Unterlagen über die teilweise jahrzehntelangen Aufbewahrungsfristen beweissicher und vor allem nutzbar aufbewahrt werden können gilt es künftig adäquat zu beantworten.

Seitens BearingPoint haben wir die 10 wichtigsten Fragen zur beweissicheren Langzeitspeicherung in einem E-Book zusammengefasst. Dieses basiert auf den aktuellen rechtlichen, fachlichen und technischen Rahmenbedingungen sowie unseren Erfahrungen in den einschlägigen Projekten.

Sie können sich das E-Book unter nachfolgendem Link kostenfrei downloaden:

http://www.bearingpoint.com/de-de/7-6383/10-fragen-zum-thema-beweissichere-langzeitspeicherung/?&p=353

Praxiserfahrungen zu De-Mail

Nachdem das Thema De-Mail ja auch hier bei Archivalia bereits kontrovers diskutiert wurde bieten die vom BMI veröffentlichten Erfahrungen von Behörden und sonstigen öffentlichen Institutionen, die in 2011 an der Pilotierung von De-Mail im Competence Center De-Mail mitwirkten, eine gute Grundlage, sich inhaltlich näher mit dem Thema zu beschäftigen. Neben einem Grundlagendokument, dass auf die wesentlichen rechtlichen, organisatorischen und technischen Fragestellungen eingeht, werden die einzelnen Pilotprojekte, deren organisatorische und technische Rahmenbedingungen vorgestellt. Des Weiteren sind die Dokumente für die in den Projekten erfolgte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von De-Mail (angelehnt an den WiBe 4.1 Standard) veröffentlicht.

Die Dokumente finden Sie hier:

http://www.cio.bund.de/DE/Innovative-Vorhaben/De-Mail/Einfuehrung-in-Behoerden-und-Unternehmen/einfuehrung_in_behoerden_und_unternehmen_node.html

Lassen Sie uns direkt an den Dokumenten sowie den Technischen Richtlinien des BSI zu De-Mail die begonnene fachliche/technische Diskussion fortsetzen.

Fragen zur Veraktung von De-Mail beantwortet das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit, Baustein E-Akte:

http://www.verwaltung-innovativ.de/cln_108/nn_684678/DE/Organisation/orgkonzept__everwaltung/orgkonzept__everwaltung__node.html?__nnn=true

Leitfaden zur qualitätssicheren Aktenführung nach DIN ISO-15489-1 erschienen

Der Arbeitskreis Schriftgutverwaltung im DIN NABD 15 als verantwortliches Normungsgremium zur Schriftgutverwaltung/ Records Management in Deutschland hat einen Leitfaden zur qualitätssicheren Aktenführung nach DIN ISO-15489-1 veröffentlicht.
Dies zeigt prägnant die rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen, Verantwortlichkeiten und Prozesse sowie notwendigen Schritte zur geeigneten IT-Unterstützung auf. Ergänzt um eine umfangreiche Literaturliste kann der Leitfaden als guter Einstieg in die Thematik dienen, insbesondere für Fachfremde, Führungskräfte und Quereinsteiger.

Vgl.: http://www.beuth.de/de/artikel/schriftgutverwaltung

Der Leitfaden ist ein Kompendium zum 2010 veröffentlichten Online-Manual zur Schriftgutverwaltung: http://archivschule.de/forschung/schriftgut/schriftgutverwaltung.html

Nähere Informationen zum DIN NABD finden Sie hier:

http://www.nabd.din.de/gremien/NA+009-00-15+AA/de/54774796.html

Die Bundesagentur für Arbeit versucht, die Aktenführung komplett papierfrei zu organisieren

http://www.spiegel.de/wirtschaft/soziales/arbeitsagentur-stellt-von-papier-auf-elektronische-akten-um-a-840904.html

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) will in allen Dienststellen die Papierakten abschaffen – das berichtet die „Süddeutsche Zeitung“. Demnach plant die BA die elektronische Akte in ihren 176 Arbeitsagenturen und mehr als 400 weiteren Dienststellen einzuführen. Allein bei der Arbeitslosenversicherung führt die Bundesagentur mehr als 22 Millionen Akten, täglich kommen 260.000 Dokumente neu dazu. Für die Umstellung muss die BA alle Papiere einscannen lassen.

Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit (DOMEA-Nachfolgekonzept) veröffentlicht.

Nach umfassender Konzeptionsphase hat das Bundesministerium des Innern das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit veröffentlicht. Es löst das bisherige DOMEA-Konzept ab. Das Organisationskonzept nimmt die Erfahrungen aus den DMS/VBS-Projekten unmittelbar auf. Es ist bausteinartig aufgebaut und entspricht inhaltlich dem neusten Stand.

An der Erarbeitung des Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit war maßgeblich die BearingPoint GmbH beteiligt.

Die Dokumente des Konzept finden Sie hier: Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit

I-Science-Tag der FH Potsdam zum Records Management

Der FB Informationswissenschaften der FH Potsdam veranstaltet am 06. März den 6. I-Science-Tag, in diesem Jahr mit dem Schwerpunkt Records Management. Das Programm gibt zum einen einen grundlegenden Überblick über Bedeutung, Sinn und Zweck bzw. Benefit von Records Management und enthält zum anderen branchenbezogene Vorträge zum Records Management in öV und Privatwirtschaft. Klein aber fein dürfte m.E. die beste Umschreibung für die Tagung sein.

Nähere Informationen finden sich hier: http://iw.fh-potsdam.de/5574.html

16. Archivwissenschaftliches Kolloquium zum Thema elektronische Schriftgutverwaltung und Archivierung

Das 16. Archivwissenschaftliches Kolloquium am am 29. und 30. November 2011 in der Archivschule Marburg steht unter dem Rahmentitel „Digitale Registraturen – digitale Archivierung Pragmatische Lösungen für kleinere und mittlere Archive?“ und greift insofern aktuelle Fragestellungen auf, die gerade auf kommunaler Ebene zum einen komplex (Stichwort: Aufgabenvielfalt, zahlreiche Fachverfahren) zum anderen häufig auf begrenzte Ressourcen (was natürlich auch für Länder und Bund zutrifft) stoßen.

Das Programm ist vielfältig und sehr gut besetzt. Nähere Informationen finden sich hier: Archivwiss. Kolloqium 2011

Schwerpunkt Records Management in IWP 2009

Ulrike Spree
Records Management (k)ein Thema für Information
Professionals!?

Ulrich Kampffmeyer
Records Management und Schriftgutverwaltung

Ulrike Spree
Wissensorganisation und Records Management:
Was ist der State of the Art?

Ulrich Kampffmeyer
MoReq und MoReq2

Interview von Ulrike Spree mit Joachim Haessler
Entwicklung von Records Management Software:
„Weg von einzelnen Projektlösungen, hin zum
Softwarehersteller“

Irmgard Mummenthey, Jenny Kotte und Julia Brüdegam
Schriftgutverwaltung, Records Management und
Records Preservation. Selbstverständnis des
Staatsarchivs Hamburg in einer modernen Verwaltung

Beate Graner, Maike Fresenborg, Anneke Lühr, Joachim
Seifert und Sebastian Sünkler
Schriftgutverwaltung an der Hochschule –
Entwicklung eines aufgabenorientierten Aktenplans
für die Hochschule für Angewandte Wissenschaften
Hamburg

Martin Gennis
Schriftgutverwaltung und Langzeitarchivierung.
Records Management (k)ein Thema an
informationswissenschaftlichen Ausbildungsstätten
in Deutschland?

Die Beiträge sind kostenfrei online unter
http://www.agi-imc.de/isearch/dgi_publications.nsf