COVID-19-Unterlagen – Erschließung mit Normdaten?

Oliver Brennecke schlägt vor: „im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie entstehen heute Unterlagen bei den verschiedensten Stellen (Bundesbehörden, Länderbehörden, Kommunalbehörden und sonstigen Einrichtungen).

Es werden daher in den Archiven bereits jetzt Überlegungen angestellt, wie diese besondere Zeit dokumentiert werden kann und wie archivwürdige Unterlagen ermittelt werden können.

Um zukünftigen Forscherinnen und Forschern einen leichten Zugriff auf die archivwürdigen Unterlagen zu der Corona-Pandemie zu ermöglichen, schlage ich vor, bei der Erschließung deutschlandweit den Normdatensatz GND 1206347392 (COVID-19 http://d-nb.info/gnd/1206347392) zu verwenden.“

Nixfindmitteldatenbank der Staatlichen Archive Bayerns

https://www.gda.bayern.de/findmitteldb/Archive/

Es ist nahezu unmöglich, darin derzeit etwas zu finden.

Statt UND ist ODER eingestellt, was eine präzise Suche nur nach einem einzigen Begriff ermöglicht.

Es gibt keine Phrasensuche.

Sollte eine chronologische Sortierung voreingestellt sein, ist diese fehlerhaft.

Es gibt keine Möglichkeit, die Laufzeit einzugrenzen, denn die Nutzung des diesbezüglichen Filters deaktiviert die allgemeine Suche.

22.4.2020 Zu den Behauptungen im Kommentar nehme ich wie folgt Stellung:

Was Sie schreiben, ist in entscheidenden Punkten falsch. Ich möchte nur aus Kollegialität davon absehen, Sie der Lüge zu bezichtigen.

Ihre Suche ist kaputt. Ludwig Ebmer (diese Suche habe ich jetzt erneut durchgeführt, mit gleichem Ergebnis) war im 15. Jahrhundert Propst von St. Zeno, was ihre Datenbank dazu motiviert, eine Vielzahl von Treffern aus dem entsprechenden Bestand auszugeben, die weder Ludwig noch Ebmer enthalten. Der erste Treffer im Bild oben enthält Ludwig, der zweite und dritte keinen der beiden Suchbegriffe.

Relevant ist (wenn ich nichts übersehen habe) einzig und allein Kollegiatstift Mühldorf Urkunden 236. Die Stücke aus Niederviehbach beziehen sich auf einen Andreas Ebmer, der Name Ludwig kommt nicht vor.

Das gleiche Spiel bei der Eingabe von: ludwig propst zeno. Erster Treffer: Nur Zeno, kein Ludwig oder Propst.

Durch die Begrenzung auf 100 Treffer kann man nicht sicher sein, dass die Ergebnisse der Suche Ludwig UND Ebmer eine Teilmenge der jetzigen Treffermenge darstellen.

Die zeitliche Eingrenzung ist unmöglich. Es trifft zu, was bei der Expertensuche steht: „Weitere Filter (Expertensuche, deaktiviert Standardsuche)“. Ich kann in der Expertensuche im Gesamtbestand nach 1480-1485 suchen, aber nicht in Kombination mit Ebmer oder einem anderen Suchbegriff.

Und: Ich habe den Hilfetext gelesen. Mehrfach.

Verkaufen Sie mich bitte nicht für dumm!

Anders verzeichnen?

Mario Glauerts Vortrag auf dem Herforder Archivtag 2019 (PDF) verdient Zustimmung. Einige Zitate:

„Für die archivische Verzeichnung gibt es in Deutschland keine Norm. Es bestehen allenfalls Quasi-Standards, die sich in der Praxis etabliert haben und die heute als Grundlage für Verzeichnungsrichtlinien in zahlreichen deutschen Archiven dienen“.

„Ein Findbuch wurde vorgelegt, im Rahmen der Beratung erläutert und seine Verwendung erklärt. Sie waren nicht offen zugänglich. Und kein Archivar wäre damals auf die absurde Idee gekommen, dass alle Menschen dieser Welt, auch historisch und archivisch gänzlich unerfahrene, völlig frei und ohne Anleitung mit einem Suchschlitz nach diesen Aktentiteln suchen können sollen.“

„Im Vergleich zu Google bleiben die Volltextsuchen unsere archivischen Suchportale weit zurück.“

„Vor allem liefern unsere Suchfunktionen bislang noch kein überzeugendes Ranking der Suchergebnisse. Wie wichtig, vielmehr: wie entscheidend dies ist, zeigt uns Google aber jeden Tag: Das Ranking in der Trefferliste ist das eigentliche Erfolgskriterium.“

„Wenn Benutzer künftig in spartenübergreifenden Portalen wie der DDB oder sprachenübergreifend in der Europeana suchen wollen oder anstelle einfacher Treffer künftig auch semantische Verknüpfungen möglich sein sollen – immer dann werden wir um Normdaten nicht herumkommen. Doch auch hier stellt sich die Frage, ob diese Verknüpfungen und Annotationen von Erschließungsangaben in allen Archiven manuell angelegt werden müssen (z.B. eine Georeferenzierung von Orten) oder ob wir nicht unseren Ehrgeiz drauf richten sollten, dies über intelligente, maschinelle Verfahren zu erreichen.“

„Bei der Diskussion um die Frage, wie man im Zeitalter der Digitalen Transformation erschließen soll, bleibt es das Wichtigste, dass Archive ihre Bestände überhaupt erschließen. Statt mit großem Aufwand umfassende Enthält-Vermerke zu formulieren, sollten wir die knappen PersonalRessourcen besser in die Erschließung der Rückstände investieren. Und selbst eine einfache, flache oder archivfachlich unausgereifte Verzeichnung ist besser als gar keine.

Die archivische Klassifikation ist informationswissenschaftlich betrachtet keine gute, d.h. strukturierte und kontrollierte Informationsstruktur, und sie erleichtert den Benutzern auch nicht die Recherche. Auch unsere stark kontextabhängigen Aktentitel sind nicht für eine einfache maschinelle Volltextsuche gemacht. Beides erlaubt aber eine wirtschaftliche und für alle Auswertungszwecke gleichermaßen offene Erschließung unserer Bestände.

Statt unsere Erschließung zu ändern oder die „Datenqualität“ durch die Ergänzung von Schlagworten und Tags für Suchmaschinen zu optimieren, sollten wir viel mehr Mühe darauf verwenden, die Leistungsfähigkeit der Suchmaschinen vor unseren Portalen deutlich zu verbessern. Dies erscheint einfacher und praktikabler, als erneut alle Akten in die Hand zu nehmen und Millionen von Erschießungsdaten anzupassen oder anzureichern. Die Bibliotheken gehen seit einigen Jahren diesen Weg und entwickeln anstelle der klassischen OPACs zunehmend „Recovery Systeme“, die den Nutzern komfortable, intuitive Suchfunktionen und „Entdeckungen“ über alle (analogen wie digitalen) Medienbestände und Informationsressourcen der Bibliothek bieten sollen.“

Kommentar:

Der in Anm. 19 zitierte anregende Beitrag Vogelers ist Open Access online:

https://doi.org/10.7767/9783205232346.199

Die Recovery-Systeme der Bibliotheken sind (noch) Schrott; ich selbst finde damit so gut wie nie das, was ich suche.

Solange Archivare in hohem Maße Steuergelder auf unbrauchbare Systeme wie Invenio verschwenden, sind dergleichen Überlegungen abgehobenes Gelaber. Invenio bietet keine Trefferliste, man muss jeden Treffer mit vielen Klicks in der Navigation (Tektonik/Klassifikation) ansteuern. Die elementare Eingrenzung mit einem Zeitfilter ist völlig unzuverlässig.

Die „Suchmaschinen vor unseren Portalen“ schaffen es derzeit noch nicht einmal, alle Treffer aus den Archivdatenbanken einzusammeln. Der Schwund ist nicht akzeptabel:

https://archivalia.hypotheses.org/103506

Maschinenschriftliche oder gedruckte Materialien müssen mit OCR erschlossen werden, wobei die Texte in eine übergreifende Volltextsuche zu integrieren sind. Mit Textmining könnte die traditionelle Erschließung mit zusätzlichen Metadaten ergänzt werden. Künftig wird es auch möglich sein, handschriftliche Texte zu erkennen. Glauert nimmt nur die Volltextsuche der Metadaten in den Blick.

Ein Archivportal-D ist dazu da, dass man trotzdem alle einzelnen Findbuchdatenbanken durchsucht

Bei Google suche ich Lamborghini und wenn ich ein passendes Angebot gefunden habe, brauche ich keine weiteren Treffer. Wissenschaftler möchten aber in einer archivischen Metasuche gern alle Treffer, nicht nur einen Teil. Wenn sie trotzdem alle integrierten Findbuchdatenbanken durchsuchen müssen (was man ihnen nicht sagt), brauchte es eigentlich keine Metasuche, oder?

Die Zuverlässigkeit des Archivportals D lässt sich ja einfach testen, indem man einen Suchbegriff mit überschaubarer Trefferliste eingibt und die Ergebnisse mit den Ergebnissen der befragten Findbuchdatenbanken vergleicht.

Suchbegriff ist: Baldung.

https://www.archivportal-d.de/objekte?query=baldung

Angegeben ist bei den einzelnen Archiven die Anzahl der im Archivportal ausgewiesenen Treffer.

Landesarchiv Baden-Württemberg 191
Findmitteldatenbank 200

Uniarchiv Freiburg 9
neue Datenbank Actapro 20

Stadtarchiv Mainz 5
Findmitteldatenbank 5

Stiftung Preußischer Kulturbesitz 5
SMB-digital 20
Geheimes Staatsarchiv (Partner der DDB) fehlt in der Liste, aber die Archivdatenbank hat 1 Treffer!

Stadtarchiv Karlsruhe 3
Findmitteldatenbank 6

Bundesarchiv 3
invenio 3

Bayern: Staatsarchive Nürnberg (2), Würzburg (2) und Staatsarchiv Bamberg (1) hier zusammengefasst
Findmitteldatenbank GDA wie Archivportal D

Stiftung Deutsches Technikmuseum Berlin 2
Link zum Objekt beim Datenlieferanten nicht verfügbar
Keine Datenbank auf der Website gefunden

Stadtarchiv Fürth 2
Findmitteldatenbank 2

Hessen: Staatsarchive Marburg, Wiesbaden und Darmstadt (je 1) hier zusammengefasst
Arcinsys Hessen M 15 – W 13 – D 1, dazu 4 Treffer in weiteren Archiven

Sächisches Staatsarchiv 1
Die 297 Treffer resultieren aus unbrauchbarer Voreinstellung (auch „bald“ wird gefunden), es muss mit Anführungszeichen „Baldung“ gesucht werden, dann wie im Archivportal: 1

Für die Auswertung wurde das Technikmuseum nicht berücksichtigt.

Von 9 Archiven bzw. Archivverwaltungen lieferten nur 5 die gleiche Anzahl wie das Archivportal D. Bei allen anderen lag der Anteil der fehlenden Treffer deutlich über 10 %. Am schlimmsten verhält sich Hessen: 3 Staatsarchiv-Treffer im Archivportal D gegenüber 29 in Arcinsys bzw. 33, wenn man die aus unerfindlichen Gründen nicht im Archivportal D berücksichtigten Partnerarchive hinzuzählt.

224 Treffer im Archivportal D von 286 im lokalen Online-Findmittel. Es fehlen (ohne die 4 kleinen hessischen Archive) 62 oder 22 %. Wer bitteschön kann das akzeptabel finden?

Angesichts dieser Unzuverlässigkeit kann die Nutzung des Archivportals D für redlich wissenschaftlich Arbeitende unter keinen Umständen empfohlen werden.

Nicht im Archvportal D unter anderem: Rheinland-Pfalz (2 Treffer).

Inwiefern lässt sich eine frühneuzeitliche Indexierung für eine archivische Erschließung nutzen?

Friedemann Scheck untersucht in seiner Marburger Transferarbeit dafür die Tomi Actorum Provincialium Wirtembergicorum im württembergischen Hauptstaatsarchiv in Stuttgart:

https://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/63606/Transferarbeit2018_Scheck.pdf

Zugleich ein Beitrag zur historischen Indexkunde:

http://www.d-indexer.org/ress/bibliographie.html

Blog zum Sächsischen Archivtag

Der 23. Sächsische Archivtag findet am 16./17. Mai 2019 in Leipzig statt und ist der archivfachlichen Kernaufgabe „Erschließung“ gewidmet. Der VdA-Landesverband Sachsen begleitet den Archivtag seit wenigen Tagen mit einem Archivtagsblog, in dem u. a. über Ergebnisse einer Umfrage unter den Archiven im Freistaat Sachsen zum Stand der Erschließung berichtet wird.

Archivführer zur deutschen Kolonialgeschichte

https://archivfuehrer-kolonialzeit.de/

Mit cooler Kurrent-Schreibmaschine #palaeographie

Via
https://www.fh-potsdam.de/informieren/aktuelles/news-detailansicht/artikel/online-archiv-zur-deutschen-kolonialgeschichte-veroeffentlicht/

Leider wird das Adjektiv fuckwabergisch nicht erkannt. Um den Ortsnamen zu erkennen, muss das F als großes erkannt werden, was ein Mangel ist.

Funktionen als Räume für institutionelle Episoden – Normdateien nach ISDF

Karsten Kühnel: Funktionen als Räume für institutionelle Episoden – Normdateien nach ISDF
https://www.academia.edu/32876393/Funktionen_als_R%C3%A4ume_f%C3%BCr_institutionelle_Episoden_Normdateien_nach_ISDF

„Auf der Grundlage des International Standard for Describing Functions (ISDF) können Funktionen (Aufgaben, Aktivitäten, Geschäftsprozesse usw.) beschrieben werden, die in ihrer Beziehung zu Schriftgutbildnern ursächliche Wirkung bei der Entstehung von Archivgut haben. Im Metadatenmodell für archivische Erschließung, das durch die dafür erarbeiteten Standards des ICA repräsentiert wird, stehen die Funktionen als gleichrangige Entität neben dem Archivgut, den mit ihm in Beziehungen stehenden Akteuren und den Archiven als Institutionen. Da Körperschaften als Funktionsträger stets und sogar ohne sachlich nachvollziehbares Motiv wechseln können, bleiben Funktionen vergleichsweise langfristig bestehen. Sie besitzen somit auch hinsichtlich ihres Provenienzcharakters eine größere Kontinuität. Die Berücksichtigung von Funktionen bei der Erschließung in Gestalt standardisierter Normdateien ermöglicht dem Nutzer sowohl Recherchen in bestandsübergreifenden Kontinuitätssträngen, als auch eine Zugangsmöglichkeit, die der thematischen Ausrichtung von Forschungsfragestellungen besser entspricht und der Überwindung des „Archival Divide“ unter gleichzeitiger Wahrung bewährter Erschließungsgrundsätze dienlich sein kann.

Preprint zu: Deutscher Archivtag 2015, VdA-Tagungsdokumentation 20, [2017]“

Über den Wert topografischer Ansichtskarten in Archivbeständen

Churer Schriften zur Informationswissenschaft – Schrift 81
Michael Mente
Ansichtskarten sind Ansichtssache – Bilder, Grüsse und Metadaten. Über den Wert topografischer Ansichtskarten in Archivbeständen und Einsichten in Fragen ihrer archivischen Erschliessung
Chur, September 2016
http://www.htwchur.ch/uploads/media/CSI_81_Mente.pdf

Gerne mache ich erneut darauf aufmerksam, dass eine
bibliothekarische Ausbildungsinstitution sich ein
Open-Access-Repositorium mit Permalinks leisten sollte oder
seine Publikationen wenigstens in einem disziplinären oder
allgemeinen Repositorium (zenodo) parallel publizieren
sollte.

Uhde gegen die schöne neue Archivwelt, oder: Wie schütte ich als Archivar das Kind mit dem Bade aus?

Dass die Archivportale Schrott sind, bedeutet nicht, dass früher alles besser war. Heutige Metasuchen führen Einträge archivübergreifend in einer Weise zusammen, die früher undenkbar war.

uhde_nutzerwelt