Materialien zur Schriftgutverwaltung und zum Records Management veröffentlicht

Auf den Seiten der Archivschule Marburg ist ein Manual zur Schriftgutverwaltung und zum Records Management veröffentlicht worden.

Vgl.: http://www.archivschule.de/forschung/schriftgut

Die Materialien beinhalten ein FAQ, dass die häufigsten Fragen zur Schriftgutverwaltung prägnant beantwortet. Daneben werden die grundlegenden Anforderungen an die Schriftgutverwaltung und Records Management sowie deren Umsetzung anhand der Kapitel der ISO-15489 – der Norm zur Schriftgutverwaltung – allgemeinverständlich beschrieben. Des Weiteren enthält das Manual ein Glossar.

Entstanden sind die Materialien im Arbeitskreis Schriftgutverwaltung /Records Management des DIN NABD sowie der Archivschule Marburg selbst.

Mit den Materialien liegt somit in kompakter Form ein verständliches Onlinehandbuch zum komplexen Thema Schriftgutverwaltung und Records Management vor, dass auf dem neusten Stand die entsprechenden Anforderungen beschreibt.

Roadmap MoReq 2010

Im Kontext Standards im Records Management und Weiterentwicklung DOMEA-Konzept ist die Road Map zur Fortschreibung von MoReq hinsichtlich MoReq 2010 und über 2012 hinaus spannend:

Roadmap MoReq 2010

Solange die MoReq allerdings nur auf Englisch vorliegen und dt. Spezifika kaum berücksichtigen (was sich im Kontext MoReq 2010 bzw. über 2012 hinaus ja ändern könnte), werden sie in der dt. Verwaltung erfahrungsgemäß kaum Anwendung finden.

IT-Planungsrat beschließt Nationale E-Government Strategie

Der IT-Planungsrat des Bundes und der Länder hat die Nationale E-Government Strategie des Bundes und der Länder beschlossen. Einer der Kernpunkte ist u.a. Open Government und eParticipation u.a. mit dem Ziel einer Wissensvernetzung und Interaktion von Verwaltung, Unternehmen, Bürger auf Basis einheitlicher Standards und Architekturen etc.

Vgl. IT-Planungsrat beschließt Nationale E-Government Strategie

DMSExpo in Stuttgart

Vom 26.-28.Oktober findet auf der Messe Stuttgart wieder die DMSExpo, eine der zentralen europäischen Messen im Kontext ECM, Dokumentenmanagement, Workflow, Langzeitspeicherung statt, wobei der Schwerpunkt i.d.R. die Privatwirtschaft ist. Daneben bietet die Messe einen hervorragenden Überblick der verschiedenen Systemanbieter sowie Dienstleister der Branche.

Vgl.: DMSExpo

Proceedings Konferenzen zu Wissensmanagement und Semantischen Systemen

Die Proceedings der 6. Internationalen Konferenz zu Knowledge Management und Knowledge Technologien, die im Anfang September in Graz stattfand sind online. Die Tagung in Graz bietet regelmäßig spannende Inhalte und Entwicklungen im Kontext Wissensmanagement und entspr. IT

Link: Proceedings I-Know Graz

Daneben sind auch die Proceedings der 6. Internationalen Konferenz zum Semantischen Systemen online: Proceedings 6th International Conference on Semantic Systems

16. Anwenderforum E-Government 17./18.02. in Berlin

Vom 17.-18. Februar 2010 findet im Besucherzentrum des Presse- und Informationsamts der Bundesregierung in Berlin das 16. Anwenderforum E-Government statt. Themen sind u.a.:

  • E-Government in Europa – Ideen, Strategien, Konzepte, Lösungen
  • Das Web 2.0 im Behördenalltag
  • Nationale und europäische E-Government-Standards
  • Zwischenbilanz EU-Dienstleistungsrichtlinie – Umsetzungserfahrungen
    und Entwicklungsperspektiven
  • Usability – Effizienz und Akzeptanz von E-Government-Lösungen als kritischer Erfolgsfaktor

Speziell die Themen Web 2.0 im Kontext Collaboration bzw. Abbildung informeller Abstimmungen sowie die Usability von IT-Verfahren spielen in Projekte zur Einführung und Nutzung der E-Akte und/oder IT-gestützten Vorgangsbearbeitung sowie im Endeffekt der Langzeitspeicherung und Archivierung eine erhebliche Rolle.Ein Gesamtblick auf das Thema E-Government ermöglicht zudem eine Erweiterung des Fokus vom reinen DMS/VBS, dass aus Archivsicht häufig im Fokus ist, auf die Umgebung und den Gesamtrahmen begleitender IT-Anwendungen.

Wie jedes Jahr werden die von Anwendervorträgen geprägten Fachforen durch Marktforen begleitet, in dem Produktanbieter in einer vergleichenden Präsentation Lösungen u.a. zu
E-Akte und vertrauenswürdiger Langzeitspeicherung neutral moderiert anhand definierter Grundfragen/Grundanforderungen an die jeweiligen Produkte (bspw. langfristige Sicherung elektronisch signierter Unterlagen, Sicherstellung einer vollständigen E-Akte trotz collaborativer Funktionen/informeller Abstimmungen etc.) darstellen.

Die Veranstaltung ist für die öffentliche Verwaltung kostenfrei.

Nähere Informationen unter:

http://www.anwenderforum2010.de/index.php?subject=home

Vertrauenswürdige elektronische Langzeitspeicherung

Das BSI hat die Technische Richtlinie 03125 zur vertrauenswürdigen elektronischen Langzeitspeicherung veröffentlicht. Damit liegt ein standardisiertes Gesamtwerk zur rechts- und beweissicheren Langzeitspeicherung aufbewahrungspflichtiger elektronischer Unterlagen vor, das Standards wie ArchiSafe und ArchiSig und E-Government-Basiskomponenten wie die VPS integriert vor.

Vgl. TR vertrauenswürdige Langzeitspeicherung

Beginn der Testphase von De-Mail

Die Testphase des Systems/Produkts De-Mail hat am 08.10. begonnen.
De-Mail ist geeignet, die sichere und nachweisbare Zustellung von Emails sowie deren Integrität zu ermöglichen. Im Sinne eines E-Government mit der Maßgabe”government to citizen” ist De-Mail ein bemerkenswerter Schritt in die richtige Richtung.

Nähere Informationen unter: De-Mail

In diesem Zusammenhang: Die qualifizierte Signatur zur Erfüllung des Schriftformerfordernisses in der elektronischen Welt oder die Beweissicherung bleibt uns trotz De-Mail erhalten.

Zum Thema gläserne Mail: De-Mail erfüllt die geltenden Anforderungen an die Vertraulichkeit, was für die klassische Email – nicht gilt!

Erste MoReq 2-Zertifizierung

Das erste DMS/VBS ist nach dem aktuellen europäischen Standard MoReq 2 zertifiziert worden: erste MoReq 2-Zertifizierung

Als Hintergrund: MoReq 2 wurde auf Basis der MoReq entwickelt, 2008 veröffentlicht und bildet derzeit den zentralen Standards im Kontext DMS/VBS resp. Records Management in Europa. MoReq 2 beinhaltet grundsätzlich die übergreifenden Anforderungsgruppen 1-9. In Gruppe 0 können länderspezifische Anforderungen, so auf Deutschland bezogen, bspw. die Bedingungen an eine ordnungsgemäße elektronische Schriftgutverwaltung unter Weiterentwicklung des DOMEA-Konzepts (Ergänzung/Anpassung um die seit der Version 2.1 2004 erfolgten Veränderungen in Verwaltung resp. dem Markt) beinhalten.

Nähere Informationen auch vom Kollegen Dr. Kampffmeyer unter:

MoReq 2-Zertifizierung