Systeminterne Langzeitspeicherung ist keine Archivierung!

Auf die Handreichung der Bundeskonferenz der Kommunalarchive weist hin:

http://www.siwiarchiv.de/systeminterne-langzeitspeicherung-ist-keine-archivierung/

„Vor dem Hintergrund der vorgenannten Gründe erscheint es weder rechtlich noch
mittel- oder langfristig wirtschaftlich vertretbar, Daten über die Aufbewahrungsfrist
hinaus in fachanwendungsspezifischen „Archivbereichen“ von Fachverfahren vorzuhalten.
Rechtssicher und wirtschaftlich ist nur die Speicherung, die langfristige Erhaltung
der Daten in elektronischen Langzeitarchiven, die weitgehend von Veränderungen
in der Hard- und Software unabhängig sind.“ (PDF)


3 Gedanken zu „Systeminterne Langzeitspeicherung ist keine Archivierung!

  1. Der Beitrag ist nachvollziehbar, allerdings überzeugt das Resümee ohne konkrete Hinweis auf rechtliche Vorgaben einschließlich Verweis auf die direkten Paragraphen nur bedingt. Spannend bleibt doch, wenn sowohl das dLZA als auch das Fachverfahren bei einem IT-Dienstleister betrieben werden. Aus Archivsicht ist es der völlig egal ob die Daten physisch sich im dLZA befinden, das im Fall des Betriebs beim IT-Dienstleister, technisch ohnehin nur virtuell besteht, mit der Speicherung und Betrieb beim IT-Dienstleister und Datenhoheit beim Archiv. Das gilt umso mehr, wenn der IT-Dienstleister ein zentrales Repository im Einsatz hat, das vom Fachverfahren und dLZA im SOA-Sinn genutzt wird. Spätestens in diesem Fall entscheidet nur die Datenhoheit, ob sich die Daten im dLZA befinden oder nicht.

    Auch überzeugt nur bedingt, warum die Authentizität und Vertrauenswürdigkeit vorrangig im Archiv gesichert sein soll. Aus technischer Sicht erfolgt dies durchaus in rechtlich korrekter Weise deutlich vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden. Außer dem archivarischen Berufsethos bleibt wenig als konkretes.

    • Sie vergessen hier allerdings einerseits, dass eine Verwaltung in der Regel nicht nur ein Fachverfahren einsetzt, sondern mehrere. Das hieße dann, dass das Archiv im Extremfall mehrere „Langzeitarchive“ verschiedener Fachverfahren zu pflegen hätte, die garantiert alle unterschiedlich ausgestaltet wären (man muss sich ja von der Konkurrenz abheben). Andererseits ist zu bedenken, dass nicht nur das Archiv Zugriff auf die „archivierten“ Daten haben muss, sondern auch ein Archivnutzer, der mit Hilfe ausgewählter Daten im „Archiv“ forschen will. Selbstverständlich kann man bestimmt für jedes Fachverfahren / DMS entsprechende Archivierungs- und Zugangsmodule bauen bzw. einkaufen, sinnvoller ist es hier aber m.E., die Daten über eine normierte Schnittstelle aus dem Quellsystem herauszuholen und in einem echten, OAIS-konformen digitalen Magazin zu archivieren, dass z.B. vom Archiv bzw. seinem Träger betrieben wird. Das heißt natürlich nicht, dass die notwendigen Funktionen nicht auch in einem Fachverfahren bzw. einem DMS vorgehalten werden könnten, ich habe aber das Gefühl, dass so ein Modell bei Einbeziehung verschiedener Fachverfahren die archivischen Workflows eher behindert als vereinfacht und den ganzen Vorgang auch nicht wirklich sicherer macht.

      • Ihre Argumentation ist nachvollziehbar. Worum es mir ging: Das Papier postuliert m.E., dass in jedem Fall eine physische Übergabe ans Archiv erfolgen muss. Genau die Rechtsgrundlage (Fundstelle + Kommentar) hierfür würde mich interessieren. Wenn das Archiv und der Registraturbildner einen öffentlichen IT-Dienstleister nutzen, ist die Übergabe i.d.R. virtuell bzw. logisch und nicht physisch. Wenn daneben sowohl Fachverfahren als auch dLZA ein Repository nutzen, was in Zeiten von SOA nicht unüblich ist, stellt sich noch mehr die Frage nach einer rein logischen Übergabe im Sinne, Änderung der Datenhoheit. In dem Fall hat das Archiv selbstverständlich den Zugriff und damit die Möglichkeit der archivischen Bearbeitung. Andernfalls würde das ggf. bedeuten, dass rechtlich immer die physische Übergabe juristisch notwendig ist, womit zwingend eine physisch getrennte Infrastruktur des dLZA erforderlich ist – in Zeiten der IT-Konsolidierung in Bund, Ländern, Kommunen ein spannender aber sehr aufwändiger Ansatz, der zudem mit Konsolidierungsvorgaben der Ministerien konkurriert.

        Die Kernfrage lautet also: Was ist mit „Archiv-/Langzeitspeicherfunktionalitäten“ von Fachverfahren gemeint? Physisch, also fest im Fachverfahren/DMS verbaut oder logisch, sprich können dies auch Dienste sein – in diesem Fall wäre eine logisch Übergabe durchaus denkbar, da das gleiche Repository, nur mit eigenem Mandanten ebenso den ausschließlichen Zugriff und Bearbeitung durch das Archiv ermöglichen würde. Abhängig vom Repository wäre dies auch mit eigener Instanz möglich.

        Abgesehen davon wäre es natürlich Idealzustand, wenn bereits vor dem Archiv ein Langzeitspeicher im Sinne eines IT-Services nach dem Stand der Technik, also bspw. ISO-14721:2012, BSI TR-03125 TR-ESOR etc. bestünde und damit die Aufzeichnungen in standardisierter und vor allem eindeutig integrer wie implizit authentischer Form vorliegen unter Wahrung der Verfügbarkeit und Vertraulichkeit der Daten.

        Der Zugriff durch Nutzer ist mit einem entspr. Berechtigungskonzept in beiden Varianten umsetzbar. Die Informationssicherheit sowohl nach BSI Grundschutz als auch ISO-27xxx Familie.

        Offen bleibt warum die Authentizität und Vertrauenswürdigkeit vorrangig im Archiv gesichert sein soll. Aus technischer wie auch rechtlicher Sicht kann dies in korrekter Weise deutlich vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgen und zwar egal ob im Fachverfahren/DMS oder einem Langzeitspeicherservice (Vgl. Art 32, 34, 40 eIDAS sowie § 15 VDG).

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