Was ist bei einem Privatarchiv zu beachten? (Ausgabe 2018)

Im September vor zehn Jahren erschien mein Beitrag “Was ist bei der Anlage eines Privatarchivs zu beachten?” Thomas Wolf hat sich seither wiederholt zu Vereinsarchiven geäußert. Eine Präsentation von 2017 gibt viele praktische Tipps:

https://de.slideshare.net/siwiarchiv/prsentation-vereinsarchiv

Weitere kleine Archive sind neben den Vereinsarchiven: Familienarchive, kleinere Firmenarchive, Archive “von unten” (Archive von sozialen Bewegungen, Frauenarchive usw.), soweit diese “Institutionen” es nicht nur mit Sammlungsgut zu tun haben.

Ergänzend zu Wolfs Darlegungen eine Bearbeitung meines Beitrags von 2008:

1. Das Buch “Praktische Archivkunde” kaufen!

Laut Amazon erscheint in einigen Tagen die vierte Auflage für 34 Euro. Dieses Standardwerk muss jeder durcharbeiten, der so etwas wie ein Archiv aufbauen oder führen will.

2. Bestandserhaltung ist ganz wichtig!

Archivgut muss geschützt gegen unbefugten Zugriff unter angemessenen klimatischen Verhältnissen aufbewahrt werden. Schimmelbefall nicht auf die leichte Schulter nehmen! Katastrophenvorsorge organisiert man am besten im Verbund.

Empfehlenswert ist ein kostenloser E-Learningkurs (Videos):

https://www.bestandserhaltung.eu/

Danach sollte man das Buch “Bestandserhaltung” von 2012 durcharbeiten:

http://hstad-online.de/e_book/Bestandserhaltung_E-Book_FINAL.pdf

3. Provenienzprinzip

Je besser man das Provenienzprinzip verstanden hat, um so fachlicher kann man ein Archiv anlegen und führen.

Siehe etwa Reimann (PDF) oder anspruchsvoller die Archivschule Marburg. Es schadet auch nichts, sich die Ausführungen von Bodo Uhl 1998 durchzulesen.

BEISPIEL: In einem kleinen Firmenarchiv sortiert die Archivarin alles zusammen, was sich auf Elektromobilität bezieht: Vorstandsprotokolle, Unterlagen der Prüfabteilung usw. FALSCH!

4. Fachgerecht erschließen!

Gedruckte Publikationen sollten nach bibliotheksfachlichen Grundsätzen erschlossen werden, Archivalien nach archivfachlichen. Ein eigenes EDV-Archivprogramm lohnt sich für eine kleine Sammlung nicht. Kostengünstig und archivfachlich empfehlenswert ist MIDOSA – nicht zuletzt auch durch die Möglichkeit, Online-Findbücher bereitzustellen.

Wie man Archivgut verzeichnet, erklärt die genannte Archivkunde; hilfreich ist aber auch die Durchsicht diverser Online-Findbücher.

5. Der Öffentlichkeit dienen!

Auch das kleinste Archiv sollte ein Bürgerarchiv sein. Sinnvollerweise gewährt man allen Interessenten Zugang zum Archivgut und versucht ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Persönlichkeitsrechte und der Datenschutz bei lebenden Personen sind zu wahren. Man kann sich am besten am jeweiligen Landesarchivgesetz orientieren.

6. Vorsorgen gegen zukünftigen Verlust!

Liebevoll zusammengetragene Sammlungen sind oft wertvolle Dokumentationen, die dauerhaft erhalten bleiben sollten. In der Vereinssatzung sollte der Verbleib der Sammlungen nach Auflösung des Vereins geregelt werden (z.B. durch Überstellung an ein geeignetes öffentliches Archiv, das natürlich zustimmen muss). Erlischt das Interesse am eigenen Archiv, nehmen häufig Kommunalarchive Vereinsarchive auf. Wirtschaftsarchive kümmern sich um Firmenarchive. Auch bei “Archiven von unten” ist es nicht aussichtslos, bei einem größeren Archiv anzuklopfen.

8. Beratungsangebote nutzen, sich fortbilden!

Man kann sich jederzeit an Herrn Thomas Wolf in Siegen (siehe die oben verlinkte Präsentation) wenden, der sich da viel besser auskennt als ich, oder an das Landesarchiv des eigenen Bundeslands. Auf Fortbildungsangeboten der Archivschulen und anderer Veranstalter (wie den NRW-Landschaftsverbänden) sollte man sich immer wieder mit archivfachlichen Standards vertraut machen. Wenn man sich Archivierendenvereinigungen anschließt, hat man Kollegen und Kolleginnen, die in der Regel unkompliziert helfen, wenn man sich mal nicht sicher ist. Man kann natürlich auch hier in Archivalia fragen oder der geschlossenen Gruppe Archivfragen auf Facebook beitreten.

9. Digitalisieren, Digitalisieren, Digitalisieren.

Gerade kleine Archive haben ein hohes Verlustrisiko. Digitalisate können nicht nur die Nutzung fördern (man sollte sie immer ins Internet stellen, soweit es keine Hindergrungsgründe wie Persönlichkeitsrecht oder Urheberrecht gibt), sondern auch Ersatzüberlieferung schaffen. Bibliotheken und andere Archive können Tipps geben, wie man fachgerecht digitalisiert und wie man die Aufbewahrung der Digitalisate am besten organisiert.

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