Katastrophal: Archivfunktion der HBZ-Mailinglisten wird abgeschaltet

Am 17. Mai 2018 erreichte mich (als Bezieher der RABE-Liste) folgende Hiobsbotschaft:

“Liebe Nutzerin, lieber Nutzer von hbz-Maillinglisten,

zum 25.05.2018 erhält die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) volle Wirkkraft. Das hbz nimmt die DSGVO ernst und wird Datenschutz gemäß DSGVO gewährleisten.

Damit ist in Artikel 17 das Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden) geregelt: eine betroffene Person kann verlangen, dass die sie betreffende personenbezogenen Daten ohne unangemessene Verzögerung gelöscht werden. Dementsprechend wäre ein entsprechendes Löschkonzept für die Archivfunktion von unseren Mailinglisten zwingend notwendig. Da ein solches nur mit unverhältnismäßig hohem personellen Aufwand zu bewerkstelligen und somit nicht wirtschaftlich wäre, haben wir uns entschieden, ab sofort die Archivfunktion in unseren Mailinglisten abzuschalten.

Wir bitten um Verständnis für diese Entscheidung.

Mit freundlichen Grüßen
Michael Nelißen
behördlicher Datenschutzbeauftragter des hbz”

Ich halte das für die Bankrotterklärung einer öffentlichen Stelle in Sachen Datenschutz vs. Kommunikationsgrundrechte/Benutzerfreundlichkeit.

1. Es ist schon zu bezweifeln, dass eine aufwändige Löschroutine nötig wäre.

In Mailinglisten werden auch jetzt schon manuell in Ausnahmefällen z.B. bei persönlichen Beleidigungen Beiträge gelöscht. Es ist nicht sachgerecht, die Löschmöglichkeiten jetzt auszuweiten, denn die Vollständigkeit des Listenarchivs wird durch die Kommunikationsgrundrechte insbesondere die Meinungsfreiheit geschützt.

Art. 17 DSGVO gibt hier zwei Ausnahmetatbestände vor:

– “zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information”

– “für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke”

Es ist nicht Sache des HBZ, durch eine einseitige Auslegung der DSGV das Recht auf freie Meinungsäußerung und Information und die Archivierung auch wissenschaftlich bedeutsamer Informationen massiv zu behindern.

Mailinglistenbeiträge sind Veröffentlichungen, die unter dem Schutz der Meinungs- und Pressefreiheit stehen (Art. 5 GG). Die bestehenden Archive haben zudem Anteil am Grundrecht der Informationsfreiheit. Damit ist zwar keine Bestandsgarantie verbunden, aber der Hinweis der DSGV auf die Informationsfreiheit zwingt eine öffentliche Stelle zu einer Abwägung.

Es heißt ausdrücklich nicht: Zwecke öffentlicher Archive. Die Beibehaltung eines öffentlichen Archivs einer bibliotheksfachlichen Mailingliste liegt sehr wohl im öffentlichen Interesse. Letztlich würde ein Verwaltungsgericht entscheiden müssen, ob diese Interpretation zutrifft.

2. Mailinglistenarchive sind für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, aber auch in wissenschaftlicher Hinsicht außerordentlich wichtige Ressourcen der Fachkommunikation.

Die wohl wichtigste betroffene Mailingliste ist die Diskussionsliste der öffentlichen Bibliotheken Forumoeb (es gibt aber noch viele andere Listen beim HBZ). Hier gab es eine kleine Diskussion, die ich relativ ausführlich zitieren muss, da der Zugriff auf die Archive demnächst nicht mehr möglich sein wird.

“Wir haben 2010 einige Mailinglisten über unser Gmailkonto abonniert, das dennoch erst zur Hälfte gefüllt ist. So können wir noch alle Listenbeiträge der letzten Jahre wiederfinden.”

“wenn das HBZ die Archivfunktion (für mich zum Teil leider verständlich) für die Mailinglisten abschaltet, verlieren die Listen völlig an Bedeutung, da gerade die Suche im Archiv eine sehr wichtige Funktion für den Alltag darstellt und ein Abspeichern ALLER Listenmails in eigenen Mailaccount nicht machbar ist.”

“Die Möglichkeit, Sachen auch Jahre später noch einmal nachschlagen zu können, war auch für mich immer unschlagbar wertvoll.”

Als Alternativen wurden vorgeschlagen ein Wiki bzw. Portal sowie ein Forum.

“die Mailinglisten haben sich bewährt und könnten m.E. bleiben, wenn wir eine Möglichkeit finden, sie um den Ort zu ergänzen, an dem praktische Ergebnisse, Erfahrungen, Tipps und Materialien thematisch sortiert gespeichert werden können.

Ein Portal für “Bibliothekspraxis”

Das wäre eine geeignete Aufgabe für Studenten in Zusammenarbeit mit den Fachstellen.

Für die dringend nötige Portalpflege könnten die Fachstellen gemeinsam eine
bibliothekarische Stelle finanzieren.”

Zum Forum wurde angemerkt (gilt sicher auch für ein Wiki):

“ein Forum ist leider keine Alternative, dieses DSGVO konform zu betreiben
ist nämlich noch komplexer als eine Website oder ein Blog. Nur mal so ein
paar Pflichten für Forenbetreiber ab dem 25. Mai…

– Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses aller
Datenverarbeitungstätigkeiten
– Dokumentationspflichten
– Neue Vorgaben für Einwilligungserklärungen online und offline
– Erweitere Vorgaben für Datenschutzerklärungen auf Webseiten
– Pflicht zur Datenportabilität
– “Recht auf Vergessenwerden” von Nutzerdaten
– Neuregelungen bei der Auftragsdatenverarbeitung
– Neuregelungen bei Mitarbeiterdaten
– privacy by design und privacy by default
– Personenbezogene Daten von Kindern
– Meldepflicht von “Datenpannen”
– Neue Haftungsregeln und höhere Bußgelder
– Lt. dieser Tage herausgegeben Positionspapier des Datenschutzkreises
(DSK), muss für alle Funktionen die Tracken oder andere Funktionen
ermöglichen, ein Opt-In eingeholt werden. Das müsste für jeden Besucher,
pro eingesetztem Tool gemacht werden. Damit würde sich jeder Besucher
erstmal durch eine Reihe von Fragen klicken müssen. Und wenn er die
verneint, dann muss er den Inhalt trotzdem sehen können.

Wer das rechtssicher betreiben möchte, dem wünsche ich viel Erfolg, aber da
hätte man dann auch die Listen weiter archivieren können….

DSGVO genervte Grüße”.

Dazu noch folgende Anmerkungen:

Die Anlage eigener Archive ist keine realistische Option. Eine Gesamtarchivierung bedeutet einen hohen Aufwand, den kaum jemand auf sich nehmen möchte. Bei einer Auswahl stellt sich das Problem, dass bei Interessensänderung die benötigten Mails fehlen. Bei dienstlichem Betrieb ist das Unterhalten eines solchen Archivs natürlich auch wieder DSGVO-relevant …

Mailinglisten sind generell wichtige wissenschaftsgeschichtliche Quellen, da sie Auskunft geben über die Nutzung einer in den 1990er Jahren neuen Technologie, also bedeutsame Quellen für die Geschichte des Internets, aber auch über die “Alltagsgeschichte” des jeweiligen Fachs, da sie alltägliche Diskussionen und Probleme abbilden. Aufgrund ihrer (bisher stabilen) Netzarchive (beim HBZ anscheinend generell seit 2005 geführt) sind sie im Prinzip zitierfähige Veröffentlichungen, deren dauerhafter Erhalt im öffentlichen Interesse liegt. Bei enger gefassten Themen handelt es sich vielfach um anderweitig nicht vorhandene Wissens-Schätze.

Für Linked Open Data wäre beispielsweise ein dauerhafter Link auf einen Beitrag der Linked-Open-Data-Liste “lobid” des HBZ wichtig.

Angesichts der Probleme bei der Archivierung kommerzieller Social-Media-Angebote (Facebook, Twitter) sollte man doch froh sein, dass man mit den vergleichsweise kleinen Mailinglistenarchiven eine kompakte Quellenüberlieferung zum Web 1.0 besitzt.

Grundsätzlich sollten Mailinglistenarchive öffentlich im Netz zugänglich sein. Leider sind das die meisten HBZ-Listen nicht. Das Hauptargument dagegen, man diskutiere unbefangener, kann ich aufgrund eigener Erfahrungen nicht empirisch bestätigen. Aber mit Blick auf die DSGVO macht öffentlich-nichtöffentlich ersichtlich keinen Unterschied.

3. Es ist ein Unding, dass ein Datenschutzbeauftragter eine so katastrophale Entscheidung ohne Diskussion mit den Beteiligten extrem kurzfristig mitteilt.

Rechtlich ist die Entscheidung als Grundrechtseingriff zu qualifizieren. Dies wäre natürlich von Verfassungsjuristen im Einzelnen zu belegen, hier genügt der Hinweis, dass insbesondere Medienwissenschaftler eine bedeutsame Quelle weggenommen wird.

Die von oben diktierte Entscheidung ist nach meiner festen Überzeugung alles andere als “alternativlos”, sie passt sich ein in eine – auch – von hysterischen Zügen begleitete angstgeprägte Diskussion über die DSGVO. Durch eine vermeintlich vorsichtige Haltung wird das Recht der Benutzerinnen und Benutzern von Mailinglisten auf eine effiziente Fachkommunikation mit Füßen getreten.

Alternativen können jetzt nicht in Ruhe entwickelt werden, eine vernünftige Lösung zeichnet sich auch noch nicht ab, da auch die bislang vorgeschlagenen Alternativen (Eigenarchivierung, Wiki/Portal, Forum) entweder nicht machbar sind oder vergleichbare datenschutzrelevante Probleme aufwerfen.

4. Webarchivierung und Übernahme ins Archiv können – wenn überhaupt – nur teilweise und auch im wesentlichen nur für die wissenschaftsgeschichtliche Nutzung die katastrophalen Folgen der Abschaltung der Archivfunktion abmildern.

Mit Robots.txt verhindert das HBZ, dass frühere Inhalte wenigstens im Internet Archive recherchiert werden können (Screenshot unten).

Eine Webarchivierung wie in Baden-Württemberg oder Rheinland-Pfalz existiert in NRW nicht. Da sie vom HBZ geleistet würde beisst sich die Katze hier in den eigenen Schwanz, denn die angeblich so aufwändige Löschroutine beträfe dann auch ein im Netz verfügbares Nutzungsarchiv.

Die Archivierung von Netzseiten durch die DNB verfolgt kein Konzept, das eine Nutzung im Netz durch die Allgemeinheit vorsieht.

Sollte das HBZ auf die Idee kommen, die Serverinhalte auch intern zu löschen, sei eindringlich darauf hingewiesen, dass eine vorherige Anbietung an das Landesarchiv vom Archivgesetz NRW zwingend vorgeschrieben wird. Ob die dortigen Kollegen die Mailinglisteninhalte als archivwürdig bewerten, ist – ungeachtet meiner für die Archivierung hier plädierenden – auch – archivfachlichen Stellungnahme alles andere als ausgemacht.

Unabhängig von der Existenz solcher weiterer Kopien kommt ihre (Präsenz-)Nutzung allenfalls für spezielle wissenschaftliche Fragestellungen in Betracht.

Wer mit mir der Meinung ist, dass der gravierende Eingriff in die wissenschaftliche Fachkommunikation rückgängig gemacht werden muss, schreibt bitte rasch höflich formulierte Eingaben an die Direktorin des HBZ, Frau Dr. Silke Schomburg (schomburg Klammeraffe hbz-nrw.de).

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