Vollständigkeit der Aktenführung – Gerichtsentscheidungen

Das Bundesverfassungsgericht hatte sich 1983 mit der Entfernung und Vernichtung von Vermerken aus der Ausländerakte zu befassen (Beschluß vom 6.6.1983 – 2 BvR 244, 310/83, Abdruck: NJW 1983, S. 2135f.). Die auf eine solche Aktenbereinigung zielenden Verfassungsbeschwerden wurden nicht zur Entscheidung angenommen. In den Gründen führte das Gericht unter anderem aus, die in § 20 Ausländergesetz den zuständigen Behörden übertragenen Befugnisse machten – wie weithin anderes Behördenhandeln auch – die Führung von Akten erforderlich, ohne daß dies des ausdrücklichen Ausspruchs im Gesetz bedarf. Zumal bei Rechtsvorgängen, die sich – wie der Aufenthalt von Ausländern im Bundesgebiet – meist über längere Zeit erstrecken, ist die den Behörden nach dem Grundgesetz obliegende Vollziehung der Gesetze nicht ohne eine Dokumentation der einzelnen Verwaltungsvorgänge denkbar, die das bisherige sachbezogene Geschehen sowie mögliche Erkenntnisquellen für das zukünftig in Frage kommende behördliche Handeln enthält. Erst derartige schriftliche Akten gestatten der vollziehenden Gewalt eine fortlaufende Kenntnis aller für sie maßgeblichen Umstände ohne Rücksicht darauf, ob aus innerorganisatorischen Gründen oder wegen der Zuständigkeitsbegründung einer anderen Behörde ein neuer Bediensteter, der kein eigenes Wissen über die Vorgeschichte besitzt, mit der Bearbeitung der Sache betraut wird. Die Aktenführung liege zugleich im wohlverstandenen Interesse des Betroffenen, der nur auf der Grundlage möglichst vollständiger Erfassung aller rechtlich erheblichen Tatsachen seinen verfassungsrechtlich geschützten Anspruch auf angemessene Behandlung seiner Angelegenheit […] geltend machen kann. Bestehe ein sachlicher Bezug zum Aufenthalt des Ausländers und sei die Art und Weise der Informationsbeschaffung durch die Ausländerbehörde vom Gesetz gedeckt, so könne Rechtsfolge nur die Aufnahme der erlangten Kenntnisse in die Akten sein. Denn die Ausländerakten sind […] die Grundlagen allen weiteren behördlichen Handelns und müssen daher vollständig sein, soll die Ausländerbehörde ihrer aus der Bindung an Gesetz und Recht (Art. 20 III GG) und aus dem Rechtsstaatsprinzip folgenden Pflicht zur Objektivität nachkommen können.

In einem Verfahren vor dem Bundesverwaltungsgericht (Beschl. vom 16.3.1988 – 1 B 153/87 [Koblenz]; Abdruck: NVwZ 1988, S. 621f.) ging es um die Aufbewahrung von Unterlagen der Meldebehörde. Die Klägerin wandte sich erfolglos gegen die Aufbewahrung von sensiblen Aktenteilen, die bei einem von ihren Gläubigern gestellten Auskunftsantrags angefallen waren.
Aus den Gründen: Die den Behörden nach dem Grundgesetz obliegende Vollziehung der Gesetze ist nicht ohne eine Dokumentation der einzelnen Verwaltungsvorgänge denkbar, die das bisherige sachbezogene Geschehen sowie mögliche Erkentnnisquellen für das künftig in Frage kommende behördliche Handeln enthält; dies macht die Führung von Akten erforderlich, ohne daß dies eines ausdrücklichen Ausspruchs im Gesetz bedürfte (BVerfG, NJW 1983, 2135 [siehe oben]). […] Die Pflicht zur Aktenführung soll den Geschehensablauf wahrheitsgetreu und vollständig dokumentieren und dient damit in zweifacher Weise der Sicherung gesetzmäßigen Verwaltungshandelns. Die Dokumentation soll den Geschehensablauf so, wie er sich ereignet hat, in jeder Hinsicht nachprüfbar festhalten. Sie soll hierbei nicht lediglich den Interessen der Bet. oder der entscheidenden Behörde dienen, sondern auch die Grundlage für die kontinuierliche Wahrnehmung der Rechts- und Fachaufsicht und für die parlamentarische Kontrolle des Verwaltungshandelns bilden. Damit wirkt die Pflicht zur wahrheitsgetreuen und vollständigen Aktenführung zugleich auch präventiv insofern auf das Verwaltungshandeln ein, als sie die Motivation zu allseits rechtmäßigem Verwaltungshandeln stärkt und rechtswidrige Verwaltungshandeln erschwert. Diese Sicherung gesetzmäßigen Verwaltungshandelns durch wahrheitsgetreue und vollständige Aktenführung dient auch dem Schutz derjenigen Bet., deren persönliche Daten in den Akten festgehalten sind und über die die Akten gegebenenfalls Nachteiliges oder Belastendes enthalten; auch sie werden durch die wahrheitsgetreu und vollständige Dokumentation des Geschehensablaufs […] vor nicht rechtmäßigem Verwaltungshandeln geschützt.
Die Pflicht zur Führung wahrheitsgetreuer und vollständiger Akten kann ihre präventive und ihre nachträgliche Sicherungsfunktion nur entfalten, wenn die Akten so lange aufbewahrt werden, daß sie ihre Nachweisfunktion im Bedarfsfall tatsächlich erfüllen können. Es kann daher keine Rede davon sein, daß sie zur Vermeidung von Verletzungen des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung schon dann vernichtet werden müssen, wenn kein Bet. mehr aktuelle Ansprüche gegen die Behörde mehr erheben und diese die Akten nicht mehr zur Grundlage von aktuellen Maßnahmen gegen einen der Bet. oder zugunsten eines Bet. machen könnte. Die von der Kl. gewünschte Handhabung würde es weithin dem Zufall überlassen, ob die Verwaltungsakten die ihnen zukommende Sicherungsfunktion tatsächlich erfüllen könnten. Die Möglichkeiten einer effektiven Rechts- und Fachaufsicht würden ebenso gemindert wie die Hindernisse, die der Zwang zur wahrheitsgetreuen und vollständigen Dokumentation einem nicht rechtmäßigen Verwaltungshandeln entgegensetzt. Schließlich würde die von der Kl. für rechtens und geboten gehaltene Handhabung – die jedem Bet. nur erlauben würde, die Vernichtung der gerade ihn betreffenden Aktenteile zu verlangen – zur Unvollständigkeit und damit zur teilweisen oder gar vollständigen Unbrauchbarkeit der Akten führen. Eine Vernichtung von Akten kann deshalb nur für einen Zeitpunkt in Betracht gezogen werden, in dem mit Sicherheit feststeht, daß die Akten ihre die Gesetzmäßigkeit der Verwaltung sichernde Dokumentationsfunktion nicht mehr erfüllen.
Das Gericht wies darauf hin, daß ein Zeitraum von zwei Jahren auch nicht annähernd ausreiche, um die Gesetzmäßigkeit des Verwaltungshandelns in der beschriebenen Weise zu sichern. Es bedürfe hierzu des Mehrfachen dieses Zeitraums.

Beide Entscheidungen werden zitiert in der Antwort auf eine parlamentarische Anfrage im Saarland, in der es um die 1999 vorgenommenen Aktenvernichtungen in der Regierung des Saarlandes ging.

Auf die Pflicht der Behörde zur vollständigen Aktenführung kam auch das OVG Münster (NJW 1989, S. 2966) zu sprechen. Nicht rechtskräftig war seinerzeit (Computer und Recht 1989, S. 930; NJW 1988, S. 613) die Entscheidung des VG Frankfurt vom 27.1.1988, wonach die Pflicht der Behörden zur vollständigen Aktenführung unter dem Vorbehalt stehe, daß der Akteninhalt rechtmäßig zustandegekommen ist.


Autor: Klaus Graf

Historiker und Archivar, Blogger

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