Nachlasserschliessung in KALLIOPE – Ein Praxisbericht

Aus eigener praktischer Erfahrung als stellv. Archivleiter im Universtitätsarchiv der Freien Universität Berlin kann ich zur Nachlasserschliessung in Kalliope nur folgendes berichten:

Das Universitätsarchiv der FU Berlin, begann im August 2005 die Erschliessung des Nachlasses des Rechtsmediziners Walter Krauland in Kalliope. Die Onlinedatenbank erscheint zunächst als Hindernis, da sie die eher bibliothekarisch orientierten RNA integriert. Dies erweist bei näherem Hinschauen jedoch als geringes Problem. Wir entschieden uns gegen das Bundesarchiv, da dort nur ein Einstellen aus der eigenen Datenbank möglich ist und dies mit unserem System nicht möglich war. Zudem bieten die wenigsten Archivsysteme spezielle Masken für Nachlässe an oder lassen sich entsprechend parametrieren. In Kalliope ist ein solcher Standard enthalten. Zudem sind mit PND und ansatzweise SWD weitere Normdaten integriert. Da wir standardisiert erschliessen wollten kam nur Kalliope in Frage.

Kalliope kann entweder:
# Direkteingabe der Daten in die Kalliope-Datenbank über einen Client
# Datenlieferung über MAB2
# Datenkommunikation über XML
# Datenkommunikation über Z39.50

genutzt werden. Wir nutzten den Client und NUR in diesem Fall
ist eine Schulung in Berlin notwendig
!
Die Datenbank selbst ist hierarchisch aufgebaut, beginnend bei der Person, zu der Bestände und unter diesem wiederum Handschriften (Akten) angelegt werden. Diese Hierarchie ermöglicht eine detaillierte Klassifizierung. Die Erschliessungsfelder sind zwar fest vorgegeben, nur können die Inhalte entsprechend angepasst eingegeben werden. So nutzten wir den „Haupttitel“ als „Titel“ im Sinne der OVG, die „Inhaltangabe“ als „Enthält-Vermerk“ in den Variationen der OVG. Somit lässt sich Kalliope problemlos an archivische Bedingungen anpassen

Grundsätzlich ist eine vorherige detaillierte Bestandsanalyse notwendig, um eine Kategorisierung bzw. Klassifizierung vornehmen zu können. Danach sollte definiert werden, was in welches Feld eingetragen wird. Nach diesem ersten Vorgehensplan lässt sich Kalliope sehr gut nutzen.

Wie bei einer kurzen Recherche im Portal unter:

http://kalliope.staatsbibliothek-berlin.de/

zu sehen, bietet Kalliope sehr detaillierte Angaben zur Person, dem Bestand und den einzelnen Handschriften respektive Akten.

Zu den Kosten:

Onlinenutzung:

  • – 1. Client kostenfrei
    – jeder weitere Client kostenfrei

    – Datenspeicherung bis 10.000 Datensätzen kostenfrei
    –> gerade bei kleinen Nachlassbeständen interessant

    – 10.000 – 50.000 Datensätze 500,- €/Jahr
    – > 50.000 Datensätze 1.000,- €/Jahr

Offlinenutzung:
– Kosten entfallen nur für Datenspeicherung s. oben

Kalliope lässt sich aus archivischer Sicht gerade für Universitätsarchive mit traditionell sehr differenzierten Beständen ausdrücklich empfehlen. Die Anerkennung von Kalliope in der Archivwelt zeigte sich am DFG-Projekt Kalliope II, an welchem u.a. die Landesarchivdirektion Baden-Württemberg beteiligt war:

Kalliope II

Das Universitätsarchiv der Freien Universität kann die Nachlasserschliessung mit Kalliope nur als Erfolg betrachten. Für InteressentInnen möchten ich, im Namen des Archivs, Kalliope ausdrücklich empfehlen.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.

Kontakt:

Steffen Schwalm (Diplom-Archivar [FH])
Universitätsarchiv der Freien Universität Berlin
Boltzmannstr. 18-20
14195 Berlin
Tel.: 030/838 58432
EMail: schwalm@ub.fu-berlin.de