Projekt für Elektronische Akteneinsicht in Rathenow

http://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/service/gem-materialien/egovernment.zip

Aus der E-Government-Broschüre:

Die Stadt Rathenow hat im Rahmen des Städtewettbewerbs Media@komm einen Förderpreis für das Projekt „Elektronische Akteneinsicht“ erhalten. Seitdem setzt die Stadt das Projekt in enger Zusammenarbeit mit dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht sowie dem Landesbetrieb für Daten-verarbeitung und Statistik schrittweise um. Ziel des Projektes ist es, den nach dem brandenburgischen Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetz (AIG) grundsätz-lich voraussetzungslosen Zugang zu den von der Verwaltung vorgehaltenen Informa-tionen auch elektronisch über das Internet zu ermöglichen. Einerseits wird die Stadt das so genannte City-Informationssystem auf einem Webserver zum Abruf über das Internet bereitstellen. Dort werden Dokumente vorgehalten, zu denen ein vorausset-zungsloser Zugang besteht und die nach unterschiedlichen Rechtsvorschriften ohne-hin öffentlich gemacht werden können oder müssen, wie z. B. Satzungen, Unterlagen aus öffentlichen Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung usw. Insoweit besteht kein wesentlicher Unterschied zu vielen anderen Kommunen. Darüber hinaus wird die Stadt Rathenow aber auch Akten und Dokumente aus dem gewöhnlichen Verwal-tungsvollzug für einen elektronischen Zugang bereitstellen. Zur Umsetzung des Pro-jektes hat die Stadt zunächst ihren Aktenplan sowie das Dokumentenaufkommen a-nalysiert, einen transparenten Aktenplan geschaffen und ein Dokumentenmanage-ment-System (DMS) ausgewählt. Derzeit wird das DMS sowie das elektronische Archivsystem zunächst für einige Ämter implementiert und die Internet-Schnittstelle entwickelt, bevor die elektronische Akte als Voraussetzung für eine elektronische Ak-teneinsicht zunächst in einer Pilotphase eingeführt wird. Will ein Bürger in eine elekt-ronische Akte einsehen, wird er in der Regel zunächst per eMail bei der Stadt anfra-gen. Der zuständige Bearbeiter wird dann zunächst die relevanten Akten bzw. Doku-mente identifizieren. Ist die Akte noch nicht in elektronischer Form vorhanden, ist ad hoc eine Digitalisierung der Dokumente möglich. Der Bearbeiter prüft dann, ob und in welchem Umfang die Dokumente für eine Akteneinsicht zur Verfügung stehen. Be-stehen keine Geheimhaltungsgründe aus öffentlichem oder überwiegenden privatem Interesse nach §§ 4, 5 AIG, so werden die Dokumente ohne weiteres dem Anfragen-den per eMail zur Verfügung gestellt. Ebenso wird verfahren, wenn die nicht ohne weiteres zugänglichen Teile entsprechend § 6 Abs. 2 AIG ausgesondert werden kön-nen. Eine Identifizierung des Anfragenden ist in diesem Falle nicht erforderlich und soll auch nicht erfolgen. Durch Vergabe eines eindeutigen Schlüssels für die Anfrage ist sichergestellt, dass nur der Anfragende die entsprechenden Dokumente erhält. Muss die Akteneinsicht abgelehnt werden oder ist der Inhalt nach §§ 4, 5 AIG geheim zu halten, erhält der Antragsteller eine entsprechende Nachricht. In diesen Fällen wird eine Identifizierung des Antragstellers mit qualifizierter elektronischer Signatur ver-langt, weil die Ablehnung ein Verwaltungsakt ist und der Antragsteller dagegen Rechtsmittel einlegen kann. Enthalten die Dokumente personenbezogene Daten oder geheim zu haltende unternehmensbezogene Daten und soll die Zustimmung des Be-troffenen eingeholt werden, ist ebenfalls eine Identifizierung des Antragstellers erfor-derlich. Durch ein Serverzertifikat, das durch den Landesbetrieb für Datenverarbei-tung und Statistik bereitgestellt wird, wird sichergestellt, dass die übermittelten Dokumente von der Stadt Rathenow stammen.


Autor: Klaus Graf

Historiker und Archivar, Blogger

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