10 Merksätze zur Archivierung des VOI überarbeitet

Die seit Mitte der 1990er Jahre vorliegenden 10 Merksätze des VOI ( Branchenverband im Kontext DMS/VBS, Records Management, ECM) zur revisionssicheren Archivierung (Langzeitspeicherung) wurden liegen in überarbeiteter Form vor. Die Inhalte wurde präzisiert und fachlich der Entwicklung angepasst.

Als grundlegende Merksätze sind die 10 Punkte sicherlich gut, nur bleibt die Frage offen, worin der Mehrwert zu den vom VOI zumeist als „zu allgemein“ kritisierten ISO-15489 besteht, die als internationale Norm jedoch deutlich verbindlicheren Charakter besitzen und zudem Verantwortlichkeiten und damit auch implizite Rechte und Pflichten der an einem ordnungsgemäßen Records Management Beteiligten definieren. Die Merksätze sind sehr allgemein und zudem in der Begrifflichkeit nicht branchenneutral, sondern vornehmlich auf die Privatwirtschaft ausgerichtet. So bezieht sich der Begriff „revisionssicher“ zunächst auf die sichere Aufbewahrung im Hinblick auf die Prüfung bilanzrelevanter Unterlagen im Rahmen der Steuerprüfung gemäß den GdPDU und trifft insoweit Privatunternehmen (Vgl. § 147 AO ff.).

„Rechtssicher“ im Sinne einer rechtskonformen Aufbewahrung wäre sicher der bessere Terminus.

Zudem meint der Terminus „Archivierung“ bekanntermaßen die dauerhafte Aufbewahrung von Unterlagen mit bleibendem Wert im zuständigen Archiv.

Als erste Grundlage, Argumentationshilfe oder wie der Name anklingen lässt „Erinnerungshilfe“ für eine rechtssichere und beweissichere Langzeitspeicherung sind die Merksätze durchaus zu empfehlen und auf das jeweilige Projekt lassen sie sich natürlich auch gut anpassen.

Vgl.: Merksätze des VOI


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