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“Die Behörden sind verpflichtet, den bisherigen wesentlichen sachbezogenen Geschehensablauf objektiv, vollständig, nachvollziehbar und wahrheitsgemäß zu dokumentieren (vgl. zum Gebot der Aktenklarheit, Aktenwahrheit und Aktenvollständigkeit BVerfG, Beschlüsse vom 14.07.2016 – 2 BvR 2474/14 -, juris Rn. 19 ff. und vom 06.06.1983 – 2 BvR 244/83 und 2 BvR 310/83 -, juris Rn. 3 f.; BVerwG, Beschlüsse vom 06.10.2023 – 2 VR 3.23 -, juris Rn. 17 und vom 16.03.1988 – 1 B 153.87 -, juris; VGH Baden-Württemberg, Urteile vom 12.07.2018 – 2 S 143/18 -, juris Rn. 84 und vom 30.07.2014 – 1 S 1352/13 -, juris Rn. 90; s. a. Beschluss der Kammer vom 30.04.2020 – 3 K 688/19 -, juris Rn. 23; Schoch, Informationsfreiheitsgesetz 2. Aufl. 2016, § 2 IFG Rn. 41 ff.; vgl. zu den entsprechenden Anforderungen im Zusammenhang mit der elektronischen Aktenführung Berlit, Elektronische Verwaltungsakten und verwaltungsgerichtliche Kontrolle, NVwZ 2015, 197, jeweils m. w. N.). Insoweit ist durch den Einsatz geeigneter technischer Anwendungen und flankierender organisatorischer Regelungen sicherzustellen, dass auch eine elektronisch geführte Verwaltungsakte alle genannten Anforderungen erfüllt. Entsprechend müssen Entscheidungsabläufe transparent und vollständig dokumentiert werden (vgl. näher zu den entsprechenden Erfordernissen im Rahmen elektronischer Aktenführung § 6 Abs. 3 EGovG BW; s. a. den Bericht der Arbeitsgruppe „Elektronische Verwaltungsakte“, Anforderungen der Verwaltungsgerichtsbarkeit an die Führung elektronischer Verwaltungsakten – eine Orientierungshilfe , Jur-PC 2011, Web.-Dok. 66/2011; vgl. zur elektronischen Aktenführung im Zusammenhang mit der Personalakte auch OVG Nordrhein-Westfalen, Beschluss vom 17.12.2018 – 1 A 203/17 -, NVwZ 2019, 576 mit Anm. Müller; s. a. Rechnungshöfe des Bundes und der Länder, Positionspapier Aktenführung und E-Akte, Stand September 2020, abrufbar unter www.bundesrechnungshof.de; zu Vorstehendem bereits Beschluss der Kammer vom 07.12.2022 – 3 K 2295/22 -, juris Rn. 20). Die rechtstaatlich gebotenen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aktenführung gehen insoweit deutlich über die hier vom Antragsgegner praktizierte Ablage elektronischer Dokumente in einer Datei hinaus (vgl. hierzu auch Ulrich, VBlBW 2023, 404). Die bloße Ablage von Dokumenten in einem Dateiordner beim zuständigen Sachbearbeiter trägt den Erfordernissen ordnungsgemäßer, rechtssicherer Aktenführung schon deshalb nicht ausreichend Rechnung, weil eine – im Verfahrensgang jederzeit zu gewährleistende – Vollständigkeit der Akten und nicht zuletzt eine damit einhergehende personenunabhängige Sachbearbeitung ebensowenig sichergestellt ist wie eine jederzeitige Akteneinsicht gewährleistet ist (vgl. dazu, dass eine nicht ordnungsgemäße Aktenführung im Einzelfall zu einer Beweislastentscheidung gegen die aktenführende Behörde führen kann VGH Baden-Württemberg, Urteil vom 11.11.1992 – 11 S 2372/91 -, juris Rn. 14 f.; OVG Mecklenburg-Vorpommern, Beschluss vom 22.12.2000 – 2 L 38/99 -, juris Rn. 52 ff.). Abs. 37
Danach begegnet die vorliegende Aktenführung erheblichen Bedenken. Der Antragsgegner hat auf den Hinweis des Gerichts, dass Zweifel an der ordnungsgemäßen Führung der elektronischen Auswahlverfahrensakte bestünden, weil ausweislich der vorgelegten Akte und der dort hinterlegten technischen Daten Manches dafür spreche, dass die vorgelegte Akte erstmals nach Eingang des vorliegenden Verfahrens bis zur Vorlage der Akte im Juni 2023 „zusammengestellt“ worden sei, ausgeführt, dass die elektronische Erfassung der Vorgänge in der E-Akte tatsächlich nicht unmittelbar parallel zum Auswahlverfahren erfolgt sei. Die Vorgänge (verfahrensrelevanter E-Mailverkehr, Vermerke und Schreiben) seien chronologisch in einem Ordner bei der zuständigen Sachbearbeiterin abgelegt worden, wobei die (schriftlichen) Originalvermerke hierbei digital erfasst worden seien. Hieraus ergebe sich kein Dokumentationsdefizit, da sich aus der chronologischen Aktenführung und den jeweiligen Signaturen erkennen lasse, wer zu welchem Zeitpunkt die wesentlichen (Auswahl-)Entscheidungen getroffen habe. Es werde versichert, dass die vorgelegte Verfahrensakte vollständig sei. Hieraus ergibt sich, dass es zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung keine Auswahlverfahrensakte gab, sondern eine bloße Dokumentensammlung auf dem Computer der Sachbearbeiterin. Eine Akte wurde erst im Hinblick auf das laufende Verfahren zusammengestellt. Abs. 38
Es fehlen jedoch Anhaltspunkte, dass damit eine Verletzung des Bewerbungsverfahrensanspruchs der Antragstellerin einhergehen könnte. ”
Tja, was nützen einem die Anforderungen an die Vollstänndigkeit der Aktenführung, wenn diese keine Konsequenzen haben?
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Klaus Graf (13. Dezember 2023). Vollständigkeit der Aktenführung. Archivalia. Abgerufen am 6. Dezember 2024 von https://doi.org/10.58079/ciwt
