Leitfaden rechtssichere Langzeitspeicherung

Der seit einiger Zeit verfügbare Leitfaden beschreibt prägnant und verständlich die rechtlich-organisatorischen Anforderungen an eine rechts- und beweissichere Langzeitspeicherung. Einen Schwerpunkt nimmt dabei auch die Langzeitspeicherung elektronisch signierter Unterlagen ein.

Vgl.: Leitfaden rechtssichere Langzeitspeicherung

Scannen papierner Dokumente beim Einsatz von DMS/VBS

Beim Einsatz von DMS/VBS steht die Umstellung auf eine vollständige elektronische Aktenführung, im Rahmen der normativen Möglichkeiten, mit im Vordergrund der Projekte. Für eine vollständige elektronische Akte ist die Überführung papierner Originale in die elektronische Form eine Grundanforderung. Dabei besteht vielfach die Frage, inwieweit die papiernen Original nach der Transformation in die elektronische Form vernichtet werden können. Der Leitfaden des BMWI fasst den aktuellen Stand der rechtlichen Beurteilung eines ersetzenden Scannens prägnant und verständlich zusammen. Die Autoren (u.a. Roßnagel und Fischer-Dieskau) sind im Kontext der rechts- und beweissicheren elektronischen Aktenführung derzeit maßgebend:

Vgl.: Handlungsleitfaden Scannen

Plattform der Standardisierungsvorhaben in DeutschlandOnline

Die verschiedenen Standardisierungsvorhaben im Kontext der Initiative DeutschlandOnline des Bundes sind auf einer Plattform verfügbar. Zu den wichtigsten Standards zählen die sog. XÖV-Standards wo einheitliche XML-Standards für die verschiedenen Anwendungsgebiete in der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurden. Der bekannteste Standard ist sicher XDOMEA für elektronische Akten, Vorgänge und Dokumente.

Vgl.: Standardisierung in DeutschlandOnline

Unterlagen der Sessions aus Kuala Lumpur online

Stueck fuer Stueck sind die Unterlagen der Sessions des 16th International Council on Archives Congress hier aus Kuala Lumpur online: ICA-Congress 2008

Insbesondere zu den Themen Records Management, Dokumentenmanagement, rechtssichere Langzeitspeicherung und elektronische Archivierung sowie good governance sind ausgezeichnete Beitraege der Kollegen aus den Niederlanden, Neuseeland, Australien, UK, USA, Kanada oder Suedafrika dabei.

Die Idee von Audits in der Verwaltung in denen eine ordnungsgemaesse Schriftgutverwaltung und Langzeitspeicherung einen entscheidenden Punkt bilden, wobei die Nichteinhaltung der geltenden Regelungen ernsthafte Konsequenzen fuer die betreffende Behoerde nach sich ziehen, sollte in Deutschland aufgegriffen und adaptiert werden.

DLM-Forum Conference – Call for Papers

Das Call for Papers der DLM-Forum Conference in Toulouse vom 10.-12. Dezember ist online:

DLM-Forum Toulouse

Das DLM-Forum, ein Zusammenschluss der europäischen Nationalarchive, verbunden mit Vertretern aus Fachverbänden und -organisationen wie bspw. der AIIM, die auch das Büro des DLM-Forums unterhält. Das DLM-Forum dient der Entwicklung von Standards und Best Practises im Umfeld Records Management und elektronische Archivierung und hat bspw. die Erarbeitung von MoReq und MoReq 2 verantwortet.

Aktenvernichtungs-Skandal in der Schweiz

Google News.

Vor kurzem wurde bekannt, dass am 14. November 2007 der Schweizer Bundesrat an einer geheimen Sitzung beschlossen hat, rund 100 Bundesordner aus einem laufenden Strafverfahren zu vernichten. Die Akten hätten in die Hände von Terroristen gelangen können, oder von Staaten, die sie zum Bau von Atomwaffen hätten gebrauchen können.

CH: Katalog archivischer Dateiformate

Im letzten Jahr hat die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung
elektronischer Unterlagen (KOST), unterstützt von Arbeitsgruppen des VSA,
einen „Katalog archivischer Dateiformate“ (KaD) erarbeitet.

Der KaD ist ab sofort unter der URL

http://www.kost-ceco.ch/wiki/whelp/KaD

frei zugänglich.

Die KOST macht dazu eine Informationsveranstaltung, um den Katalog der schweiz.
Archivwelt vorzustellen.
Diese Veranstaltung findet am 24. April um 13:30 Uhr im Schweizerischen
Bundesarchiv in Bern statt.
Die Teilnahme steht allen Interessierten offen und ist kostenlos.
Anmeldungen bis am 17.4. an info@kost-ceco.ch

Aus: http://jhagmann.twoday.net/stories/4797211

Erste internationale PDF/A-Konferenz

Am 10. und 11. April findet in Amsterdam die erste internationale PDF/A-Konferenz statt. Internationale Experten diskutieren Projekte, Technologien und Systeme rund um das seit 2005 als eigene ISO-Norm existierende Standardformat zur elektronischen Langzeitarchivierung PDF/A. Nähere Informationen unter:

Erste internationale PDF/A-Konferenz

14. Anwenderforum E-Government mit Strategien zur elektronischen Archivierung

Am 12. und 13. Februar 2008 findet im Kongress- und Tagungszentrum in Berlin das 14. Anwenderforum E-Government statt. Die Tagung hat sich in den letzten Jahren zu einer hochkarätigen Informationsplattform zur IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung, Dokumentenmanagement und Archivierung für alle Ebenen der öffentlichen Verwaltung entwickelt.

Der elektronischen Archivierung ist dabei ein eigenes Fachforum gewidmet. Namhafte ReferentInnen aus Archiven, Verwaltung, Wirtschaft und Forschung werden in einem eigenen Fachforum Strategien und Lösungen zur Archivierung elektronischer Dokumente vorstellen. Themen bilden u.a.:

– Beweiskräftige Langzeitspeicherung ArchiSig und ArchiSafe
– Strategien zur Aussonderung und Archivierung
– Websitearchivierung
– PDF/A
– Bits on film, Mikrofilm als Medium Archivierung digitaler
Unterlagen

Die Teilnahme am 14. Anwenderforum E-Government ist für VertreterInnen aus der öffentlichen Verwaltung kostenfrei.

Anmeldung und Informationen: http://www.anwenderforum2008.de

Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung

Das Sprachwirrwar im Themenbereich Dokumentenmanagement und Archivierung ist ein allgemein bekanntes Problem. Was die IT unter „Archivierung“ versteht muss noch lange nicht dem Verständnis der Verwaltung geschweige denn der Archivare entsprechen und umgekehrt. Ein ähnliches Problem stellt sich bei Begriffen der klassischen Schriftgutverwaltung, die in der Verwaltung teilweise verlorengegangen sind und seitens der IT, insbesondere Softwareanbietern nicht immer präsent sind wie:

  • Vermerk
  • Schlussverfügung
  • Aktenplanrevision
  • Mitzeichnung

Die Einführung von DMS/VBS ist zu 70 % ein Organisationsprojekt. eine mangelnde Schriftgutverwaltung birgt dabei einen Risikofaktor im Projekt, ebenso wie mangelndes Verständnis zwischen den Protagonisten wie IT, Verwaltung und Archiv.

Das Beratungshaus INFORA liefert mit dem „Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung“ eine Handreichung, welche ca. 450 Begriffe aus dem Themenkomplex DMS, Schriftgutverwaltung und Archivierung praxisnah definiert. Neben der Schriftgutverwaltung sind weitere Termini enthalten wie:

  • SAN
  • MoReq 2
  • Elektronische Signatur
  • Schriftformerfordernis
  • Workflow

Nähere Informationen unter: Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung

Zu INFORA: Das Beratungshaus ist seit > 10 Jahren in der Organisations- und IT-Beratung im öffentlichen Sektor auf allen Ebenen tätig. Im Themenkomplex DMS und Archivierung ist INFORA an der Entwicklung und Weiterentwicklung des DOMEA-Standards beteiligt und hat u.a. auch die DOMEA-Erweiterungsmodule zur elektronischen Archivierung mit erarbeitet.

Nicht nur für die Schweiz interessant… Standards und Normen

Eine Übersicht der in der Schweiz angewandten Standards und Normen. Da es sich zumeist um internationale Standards und Normen handelt ist diese Übersicht grenzüberschreitend interessant, besonders hinsichtlich der kurzen Erläuterungen über Inhalt und Ziele der einzelnen Normen.

Archivische Standards und Normen