Was kostet die Archivsoftware Actapro die Stadt Köln?

Einfach nur krank fand ich den neuen virtuellen Lesesaal des Historischen Archivs der Stadt Köln: Neuer Virtueller Lesesaal des Historischen Archivs der Stadt Köln ist Schrott.

Vot gut zwei Wochen erkundigte ich mich über Fragdenstaat nach den Kosten der Archivsoftware, worauf ich jetzt die erbetene Antwort erhielt:

gerne gebe ich Ihnen zu Ihrer Anfrage nach IFG NRW vom 26.11.2016, wie von Ihnen gewünscht, in elektronischer Form Auskunft.

Im Jahr 2006 hat das Historische Archiv der Stadt Köln 27 Lizenzen der Archivsoftware ACTApro mit ihren unterschiedlichen Modulen (Desk, Magazin, Benutzung und div. Admintools) für 45.380 € erworben. Die jährlich Wartungspauschale/Produktpflege betrug in den ersten zwei Jahren jeweils 5.690 €, ab dem dritten Jahr jeweils 8.535 €.

Im Jahr 2012 hat das Archiv, das aufgrund des Anwachsens der Belegschaft eine größere Anzahl zusätzlicher Arbeitsplätze benötigt, eine Site-Lizenz unter Verrechnung der schon bestehenden Lizenzen für 66.385 € erworben. Seitdem beträgt die Wartungspauschale/Produktpflege jährlich 20.250 €. Alle angegebenen Preise sind Nettopreise.

Danke für die Auskunft. In den Kommentaren zu meinen Beiträgen ist deutlich geworden, dass erhebliche Zweifel an der Professionalität der Software bestehen. Auch angesichts der hohen Kosten halte ich meine Empfehlung aufrecht: Ich rate derzeit Archiven vom Einsatz von Software der startext GmbH ab. Anscheinend ist die Kölner Anwendung die einzige Actapro-Instanz als Internetdatenbank. Da ich etwa von FAUST weiß, dass es in einem großen Kommunalarchiv lange Probleme mit der Internetdarstellung gab, ist für mich eine einwandfrei funktionierende Internetdatenbank nicht etwa Kür, sondern Pflicht. Mit der internen Datenbank mögen die Anwender zufrieden sein, aber das Ausmaß der aufgezeigten Mängel rechtfertigt mein hartes Urteil.


9 Gedanken zu „Was kostet die Archivsoftware Actapro die Stadt Köln?

  1. Pingback: Immer noch keine Digitalisat-Anzeige im Digitalen Historischen Archiv Köln | Archivalia

  2. Ehemalige Startext-Angestellte, die sich erst auf Nachfrage als solche outen, haben für mich jede Glaubwürdigkeit verspielt. Ich habe von Anfang an mit offenen Karten gespielt, und ich denke, dass die Forderung an Benutzer, mit einem „Workaround“ die Anzeige jedes einzelnen Digitalisats bewirken zu müssen, schon so daneben ist, dass man bereits daraus den Schluss auf eine massive Steuergeldverschwendung durch Einsatz von Startext-Software ziehen kann.

    Lesen bildet: Wo habe ich mich in der aktuellen Diskussion zur Qualität der Digitalisate geäußert?

    Auch meine Kritik an den Permalinks und an der Suche wurde nicht entkräftet.

    • Was hat in diesem Fall meine Arbeit für Startext mit meiner Glaubwürdigkeit zu tun (ich war übrigens nie angestellt, aber das nur nebenbei)? Hab ich irgendwo gelogen? Davon abgesehen tut das ja hier ja eigentlich nichts mehr zur Sache, da es ja inzwischen jeder nachlesen kann.
      Die Qualität der Digitalisate wurde im Rahmen der Diskussion unter einem der anderen Artikel angemerkt, zugegebenermaßen nicht von Ihnen, da haben Sie recht.

      Darf ich denn irgendwann Antworten auf die Fragen erwarten, die ich vorhin gestellt habe? Falls Ihnen der Aufwand für einen Artikel zu groß ist, können Sie mir gerne eine Mail schreiben (haben Sie Zugriff auf die Mailadressen, die bei den Kommentaren genannt werden? Ansonsten gerne an tobias.schroeter-karin@lwl.org).

  3. Nicht die Kosten von ActaPro wurden kritisiert, sondern die Mängel in der Internetdarstellung. Wenn ich KG richtig verstehe, hat er auf frühere Probleme von Faust verwiesen, das sehe ich nicht als Anpreisen.
    Da die Archivcommunity Software benötigt, die eine funktionierende Internetrecherche ermöglicht, kann ich die Einwände nachvollziehen. Und bei aller Drastik: Wann reagieren Softwarehersteller wohl schneller auf Kritik: wenn sie als interner Hinweis eines Archivs reinkommt, oder wenn sie der (auch potentiellen) Kundschaft öffentlich zur Kenntnis gegeben wird?

    • Selbstverständlich hat er das Recht angebrachte Kritik auch anzubringen. Das Problem ist, dass er mit seiner Kritik völlig über das Ziel hinaus schießt. Mal ehrlich: wenn Sie einen Platten haben, verteufeln Sie dann gleich den Autohersteller oder versuchen Sie das Problem zu beheben, indem Sie den Reifen wechseln? Es geht hier im Kern nicht darum, dass der Digitale Lesesaal komplett unbedienbar wäre, es geht darum, dass etwas nicht so gelöst wurde, wie Herr Graf es gemacht hätte, das möchte ich hier noch mal betonen! Die aktuelle Lösung ist vielleicht nicht die eleganteste, aber sie funktioniert prinzipiell (mit Workaround). Der oft angesprochene DFG-Viewer kann hier nicht zum Einsatz kommen, da die Digitalisate als PDF-Dateien vorliegen, die der DFG-Viewer aktuell nicht anzeigen kann. Die teilweise unbefriedigende Qualität der Digitalisate hat mit dem Projekt an sich überhaupt nichts zu tun, sondern liegt darin begründet, das hier teilweise uralte Mikroformen digitalisiert wurden bzw. Reproduktionen von ehemaligen Nutzern „zurückgespendet“ wurden, um den Nutzer überhaupt etwas bieten zu können (nur, falls es jemand vergessen hat: das Archiv in Köln ist eingestürzt….ein Großteil des Archivguts wird also wohl die nächsten jahrzehnte nicht im Original verfügbar sein). Diese Bemühungen nimmt Herr Graf aber leider überhaupt nicht zur Kenntnis.
      Wie ich auch an anderer Stelle bereits geschrieben habe: Wieso gleich ein Onlinepranger? Warum hat er die Probleme nicht direkt in Köln oder direkt bei Startext gemeldet?
      Alles was er getan hat, ist, hier einen reißerischen Artikel zu verfassen und zu motzen und zu beleidigen, zur Problemlösung hat er rein gar nichts beigetragen.

      Davon abgesehen scheint Herr Graf bei seinem Bann nicht klar zu sein, das er selber in seinem Archiv Technik einsetzt, die von Startext programmiert wurde. Falls er seine undifferenzierte Kritik wirklich ernst meint, möge er bitte mit gutem Beispiel vorangehen und sein Online-Findbuch (http://www.archiv.rwth-aachen.de/Online-Bestandsfindbuch/) abschalten. Das Framework für sein Online-Bestandsfindbuch stammt von Startext. Die Weiterentwicklung des MidosaXML-Editors wird von Startext als Projekt zusammen mit der Archivschule umgesetzt, die Mehrplatzversion kann nur über Startext lizensiert werden: http://www.archivschule.de/DE/midosa/midosaxml/die-software/

      Zu guter Letzt kann ich auch hier noch mal die Fragen stellen, die ich auch schon auf Facebook in der Archivarsgruppe gestellt habe. Bevor man mich falsch versteht: ich möchte ernsthaft wissen, was Herr Graf zu diesen Themen denkt, denn ich glaube, dass er hier ernsthaft konstruktive Beiträge leisten könnte, wenn er wollte.
      a) Welche Software empfehlen Sie, Herr Graf, dem Stadtarchiv Köln als Alternative (und warum)?
      b) Welche Kosten halten Sie für eine Archivsoftware für akzeptabel (Anschaffung, Wartung, etc.)?
      c) Wenn Sie aktuell eine Archivsoftware auswählen müssten, nach welchen Kriterien würden Sie bei einer Auswahl gewichten?

      Ein Artikel, der diese Fragen aus seiner Sicht beantworten würde, würde mich wirklich sehr interessieren.

      PS: Haben eigentlich wirklich so viele Diskussionsteilnehmer ein Problem damit, sich halbwegs identifizierbar zu machen?

      • Zum P.S.: Dienst ist Dienst und Schnaps ist Schnaps. Private Kommentare werde ich je nach persönlicher Einschätzung weiterhin anonym posten. Schwierigkeiten habe ich vor allem damit, aus Beiträgen hier in einer Art Umkehrschluss KG auf die Anklagebank zu zerren, wie durch die Gegenfragen suggeriert wird. Welche Software KG dienstlich nutzt, ist völlig unerheblich und hat mit seiner Kritik nichts zu tun.
        Wenn Ihre Fragen suggerieren sollten, dass der Einsatz von ActaPro durch das St.A. Köln quasi „alternativlos“ ist, zeigt das nur die Machtlosigkeit der Softwarenutzer gegenüber den Softwareanbietern. Im Sinne der Archivnutzenden halte ich es mit KG: ein für die Nutzung nötiges Workaround ist benutzerfeindlich und inakzeptabel. Ich füge hinzu: insbesondere bei den Kosten.

        • Ich wollte nicht suggerieren, dass der Einsatz von ACTApro alternativlos ist. Falls das so rübergekommen ist, entschuldige ich mich für das Missverständnis. Es geht mir tatsächlich darum, zu erfahren, welche Anforderungen Herr Graf an eine Software hätte, unabhängig von aktuell existierenden Produkten, und welche Kosten er dabei für gerechtfertigt hält. Ich bin auch der Meinung, dass er bei den Anforderungen bestimmt interessante Ansätze formulieren könnte, wenn er wollte.
          Das er dienstlich Startext-Produkte einsetzt (einsetzen muss?) halte ich angesichts der Tatsache, dass er selber zum Boykott von Startext-Produkten aufruft, allerdings schon für ein interessantes Detail. Das auszudiskutieren, führt uns aber wohl ich nicht weiter, da er vermutlich eh nicht die Wahl hat, das Online-Findbuch einfach abzuschalten.

          • Aus eigener dienstlicher Erfahrung (mit der anderen Software gleichen Anfangsbuchstabens) weiß ich, wie nervig es sein kann, wenn das Hochladen ins Internet Schwierigkeiten macht. Und natürlich ist der Anbieterwechsel ein großer Schritt, für den man viel Zeit und ggfls. mehr Geld investieren muss.
            Insofern ist es wichtig, die Anbieter dazu zu bringen, sich auf aktuellem Niveau (internat. archivische Standards) zu bewegen und die Arbeit mit der Software möglichst einfach und effektiv zu gestalten und auch die Nutzerseite im Blick zu behalten. Niemand interessiert sich für Archive, deren Digitalisate zur Ansicht ein Workaround brauchen!
            Außerdem ist es auch Softwareanbietern nicht verboten, Archivalia zu lesen und die zahlreichen Hinweise von KG zu prüfen, die er regelmäßig in der ihm eigenen deutlichen Sprache hier veröffentlicht. In der Regel gibt er ja Linkhinweise auf frühere Blogbeiträge, wie etwa zu den Permalinks.

  4. Die „Mängel“ entspringen rein der offenkundigen IT-Unkenntnis von KG. Die Kosten für ActaPro bewegen sich im absolut normalen Rahmen. Faust zu preisen, als rein proprietäre Software, ohne vollständige Enterprisefähigkeit, begrenzte Ex-/Importfunktionen oder gar sinnvolle Schnittstellen zu eArchiven, zeigt vor allem eines: Marktkenntnis von vor 20 Jahren…

    Allein das Abraten von KG kann als echter Ritterschlag für jede Software bezeichnet werden!

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