Kompendium zur eIDAS-Verordnung

Die neue eIDAS-Verordnung schafft europaweit einheitliche Grundlagen für sichere wie vertrauenswürdige elektronische Geschäftsprozesse einschl. deren Dokumentation und Nachweis. Ein fundiertes Kompendium zu Inhalten, Chancen, Herausforderungen, Empfehlungen findet sich hier:

http://toolbox.bearingpoint.com/de/regulierung/information-detail-regulierung/chancen-und-herausforderungen-der-eidas/3009

Wichtige Antworten zur TR-RESISCAN

gibt ein aktueller Artikel der in der aktuellen eGovernment-Computing erschienen ist. In diesen sind die umfassenden Erfahrungen der Autoren aus einschlägigen Projekten in öV und Privatwirtschaft, der Marktkenntnis sowie der Standardisierung in dem Thema unmittelbar eingeflossen.

http://www.egovernment-computing.de/wichtige-antworten-zur-tr-resiscan-a-506732

Video "Show me your archive"

Im Rahmen unserer Ausbildung zu Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste in der Fachrichtung Archiv entstand dieses nicht ganz ernst gemeinte Video als Teil eines Abschlussprojektes im Jahr 2013, was in nervigem Denglisch das freudige Verhältnis zwischen Archivar und Behördenmitarbeiter karikiert.

Alle Rechte liegen bei Eric Heinrich, Chemnitz.

Ergebnisse E-Government-Initiative De-Mail

Die ersten Ergebnisdokumente der letzten E-Government-Initiative De-Mail sind online:

http://www.cio.bund.de/DE/Innovative-Vorhaben/De-Mail/E-Government-Initiative/egovernment_initiative_node.html#doc2762370bodyText2

Aktuell läuft noch bis 31.07. die Bewerbungsfrist für die neue E-Government-Initiative des BMI. Wie die Ergebnisse zeigen gibt es erste konkrete Anwendungen zur sicheren elektronischen Kommunikation.

Die hier auch diskutierten technischen Fragen sollten anhand der maßgeblichen Technischen Richtlinien des BSI vertieft werden.

Bundesagentur für Arbeit führt beweissichere Langzeitspeicherung nach TR-ESOR ein

Die Bundesagentur für Arbeit hat sich in ihrer Ausschreibung zur beweissicheren Langzeitspeicherung für eine Lösung auf Basis der TR-03125 entschieden:

http://www.move-online.de/index.php?schrift=2&modus=g&menu=1&page=meldungen&data=14939

Nach u.a. dem Bundesministerium für Gesundheit einschl. des Geschäftsbereichs setzt damit eine weitere Bundesbehörde eine gerichtsfeste Aufbewahrung ihrer elektronischen Unterlagen um.

E-Book zur beweissicheren Langzeitspeicherung veröffentlicht

Im Kontext der zunehmend rein elektronischen Verwaltungsarbeit gewinnen Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Transparenz behördlichen Handelns und in der Folge der Beweissicherheit elektronischer Unterlagen erheblich an Bedeutung. Insbesondere die Frage, wie elektronische Unterlagen über die teilweise jahrzehntelangen Aufbewahrungsfristen beweissicher und vor allem nutzbar aufbewahrt werden können gilt es künftig adäquat zu beantworten.

Seitens BearingPoint haben wir die 10 wichtigsten Fragen zur beweissicheren Langzeitspeicherung in einem E-Book zusammengefasst. Dieses basiert auf den aktuellen rechtlichen, fachlichen und technischen Rahmenbedingungen sowie unseren Erfahrungen in den einschlägigen Projekten.

Sie können sich das E-Book unter nachfolgendem Link kostenfrei downloaden:

http://www.bearingpoint.com/de-de/7-6383/10-fragen-zum-thema-beweissichere-langzeitspeicherung/?&p=353

Praxiserfahrungen zu De-Mail

Nachdem das Thema De-Mail ja auch hier bei Archivalia bereits kontrovers diskutiert wurde bieten die vom BMI veröffentlichten Erfahrungen von Behörden und sonstigen öffentlichen Institutionen, die in 2011 an der Pilotierung von De-Mail im Competence Center De-Mail mitwirkten, eine gute Grundlage, sich inhaltlich näher mit dem Thema zu beschäftigen. Neben einem Grundlagendokument, dass auf die wesentlichen rechtlichen, organisatorischen und technischen Fragestellungen eingeht, werden die einzelnen Pilotprojekte, deren organisatorische und technische Rahmenbedingungen vorgestellt. Des Weiteren sind die Dokumente für die in den Projekten erfolgte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von De-Mail (angelehnt an den WiBe 4.1 Standard) veröffentlicht.

Die Dokumente finden Sie hier:

http://www.cio.bund.de/DE/Innovative-Vorhaben/De-Mail/Einfuehrung-in-Behoerden-und-Unternehmen/einfuehrung_in_behoerden_und_unternehmen_node.html

Lassen Sie uns direkt an den Dokumenten sowie den Technischen Richtlinien des BSI zu De-Mail die begonnene fachliche/technische Diskussion fortsetzen.

Fragen zur Veraktung von De-Mail beantwortet das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit, Baustein E-Akte:

http://www.verwaltung-innovativ.de/cln_108/nn_684678/DE/Organisation/orgkonzept__everwaltung/orgkonzept__everwaltung__node.html?__nnn=true

Leitfaden zur qualitätssicheren Aktenführung nach DIN ISO-15489-1 erschienen

Der Arbeitskreis Schriftgutverwaltung im DIN NABD 15 als verantwortliches Normungsgremium zur Schriftgutverwaltung/ Records Management in Deutschland hat einen Leitfaden zur qualitätssicheren Aktenführung nach DIN ISO-15489-1 veröffentlicht.
Dies zeigt prägnant die rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen, Verantwortlichkeiten und Prozesse sowie notwendigen Schritte zur geeigneten IT-Unterstützung auf. Ergänzt um eine umfangreiche Literaturliste kann der Leitfaden als guter Einstieg in die Thematik dienen, insbesondere für Fachfremde, Führungskräfte und Quereinsteiger.

Vgl.: http://www.beuth.de/de/artikel/schriftgutverwaltung

Der Leitfaden ist ein Kompendium zum 2010 veröffentlichten Online-Manual zur Schriftgutverwaltung: http://archivschule.de/forschung/schriftgut/schriftgutverwaltung.html

Nähere Informationen zum DIN NABD finden Sie hier:

http://www.nabd.din.de/gremien/NA+009-00-15+AA/de/54774796.html

Die Bundesagentur für Arbeit versucht, die Aktenführung komplett papierfrei zu organisieren

http://www.spiegel.de/wirtschaft/soziales/arbeitsagentur-stellt-von-papier-auf-elektronische-akten-um-a-840904.html

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) will in allen Dienststellen die Papierakten abschaffen – das berichtet die „Süddeutsche Zeitung“. Demnach plant die BA die elektronische Akte in ihren 176 Arbeitsagenturen und mehr als 400 weiteren Dienststellen einzuführen. Allein bei der Arbeitslosenversicherung führt die Bundesagentur mehr als 22 Millionen Akten, täglich kommen 260.000 Dokumente neu dazu. Für die Umstellung muss die BA alle Papiere einscannen lassen.

Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit (DOMEA-Nachfolgekonzept) veröffentlicht.

Nach umfassender Konzeptionsphase hat das Bundesministerium des Innern das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit veröffentlicht. Es löst das bisherige DOMEA-Konzept ab. Das Organisationskonzept nimmt die Erfahrungen aus den DMS/VBS-Projekten unmittelbar auf. Es ist bausteinartig aufgebaut und entspricht inhaltlich dem neusten Stand.

An der Erarbeitung des Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit war maßgeblich die BearingPoint GmbH beteiligt.

Die Dokumente des Konzept finden Sie hier: Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit

I-Science-Tag der FH Potsdam zum Records Management

Der FB Informationswissenschaften der FH Potsdam veranstaltet am 06. März den 6. I-Science-Tag, in diesem Jahr mit dem Schwerpunkt Records Management. Das Programm gibt zum einen einen grundlegenden Überblick über Bedeutung, Sinn und Zweck bzw. Benefit von Records Management und enthält zum anderen branchenbezogene Vorträge zum Records Management in öV und Privatwirtschaft. Klein aber fein dürfte m.E. die beste Umschreibung für die Tagung sein.

Nähere Informationen finden sich hier: http://iw.fh-potsdam.de/5574.html

16. Archivwissenschaftliches Kolloquium zum Thema elektronische Schriftgutverwaltung und Archivierung

Das 16. Archivwissenschaftliches Kolloquium am am 29. und 30. November 2011 in der Archivschule Marburg steht unter dem Rahmentitel „Digitale Registraturen – digitale Archivierung Pragmatische Lösungen für kleinere und mittlere Archive?“ und greift insofern aktuelle Fragestellungen auf, die gerade auf kommunaler Ebene zum einen komplex (Stichwort: Aufgabenvielfalt, zahlreiche Fachverfahren) zum anderen häufig auf begrenzte Ressourcen (was natürlich auch für Länder und Bund zutrifft) stoßen.

Das Programm ist vielfältig und sehr gut besetzt. Nähere Informationen finden sich hier: Archivwiss. Kolloqium 2011

Schwerpunkt Records Management in IWP 2009

Ulrike Spree
Records Management (k)ein Thema für Information
Professionals!?

Ulrich Kampffmeyer
Records Management und Schriftgutverwaltung

Ulrike Spree
Wissensorganisation und Records Management:
Was ist der State of the Art?

Ulrich Kampffmeyer
MoReq und MoReq2

Interview von Ulrike Spree mit Joachim Haessler
Entwicklung von Records Management Software:
„Weg von einzelnen Projektlösungen, hin zum
Softwarehersteller“

Irmgard Mummenthey, Jenny Kotte und Julia Brüdegam
Schriftgutverwaltung, Records Management und
Records Preservation. Selbstverständnis des
Staatsarchivs Hamburg in einer modernen Verwaltung

Beate Graner, Maike Fresenborg, Anneke Lühr, Joachim
Seifert und Sebastian Sünkler
Schriftgutverwaltung an der Hochschule –
Entwicklung eines aufgabenorientierten Aktenplans
für die Hochschule für Angewandte Wissenschaften
Hamburg

Martin Gennis
Schriftgutverwaltung und Langzeitarchivierung.
Records Management (k)ein Thema an
informationswissenschaftlichen Ausbildungsstätten
in Deutschland?

Die Beiträge sind kostenfrei online unter
http://www.agi-imc.de/isearch/dgi_publications.nsf

Frühjahrsputz in den Registraturen der Kreisverwaltung Siegen-Wittgenstein

Am 3.6. widmete sich Radio Siegen der jährlichen Regal- und Aktenreinigung in den Registraqturräumen der KReisverwaltung Siegen-Wittgenstein

„Der Frühling ist zwar vorbei, im Kreisarchiv ist im Moment trotzdem Frühjahrsputz angesagt. Radio Siegen Reporter Bernd Müller hat zugeguckt.“
Link zum Podcast (mp3):
http://www.radio-siegen.de/_pool/files/beitraege/504511.mp3

Leitfaden Standards und Normen ECM online verfügbar

Der Leitfaden Standards und Normen ECM des VOI ist nach der Prinausgabe, die 2008 veröffentlicht wurde nun auch online verfügbar. Der Leitfaden beschreibt prägnant die wichtigsten organisatorischen wie technischen Standards und Normen im Kontext ECM, Records management etc. und bietet so einen sehr guten Überblick und Einstieg in die Thematik.

Leitfaden Standards und Normen ECM

Materialien zur Schriftgutverwaltung und zum Records Management veröffentlicht

Auf den Seiten der Archivschule Marburg ist ein Manual zur Schriftgutverwaltung und zum Records Management veröffentlicht worden.

Vgl.: http://www.archivschule.de/forschung/schriftgut

Die Materialien beinhalten ein FAQ, dass die häufigsten Fragen zur Schriftgutverwaltung prägnant beantwortet. Daneben werden die grundlegenden Anforderungen an die Schriftgutverwaltung und Records Management sowie deren Umsetzung anhand der Kapitel der ISO-15489 – der Norm zur Schriftgutverwaltung – allgemeinverständlich beschrieben. Des Weiteren enthält das Manual ein Glossar.

Entstanden sind die Materialien im Arbeitskreis Schriftgutverwaltung /Records Management des DIN NABD sowie der Archivschule Marburg selbst.

Mit den Materialien liegt somit in kompakter Form ein verständliches Onlinehandbuch zum komplexen Thema Schriftgutverwaltung und Records Management vor, dass auf dem neusten Stand die entsprechenden Anforderungen beschreibt.

Roadmap MoReq 2010

Im Kontext Standards im Records Management und Weiterentwicklung DOMEA-Konzept ist die Road Map zur Fortschreibung von MoReq hinsichtlich MoReq 2010 und über 2012 hinaus spannend:

Roadmap MoReq 2010

Solange die MoReq allerdings nur auf Englisch vorliegen und dt. Spezifika kaum berücksichtigen (was sich im Kontext MoReq 2010 bzw. über 2012 hinaus ja ändern könnte), werden sie in der dt. Verwaltung erfahrungsgemäß kaum Anwendung finden.

DMSExpo in Stuttgart

Vom 26.-28.Oktober findet auf der Messe Stuttgart wieder die DMSExpo, eine der zentralen europäischen Messen im Kontext ECM, Dokumentenmanagement, Workflow, Langzeitspeicherung statt, wobei der Schwerpunkt i.d.R. die Privatwirtschaft ist. Daneben bietet die Messe einen hervorragenden Überblick der verschiedenen Systemanbieter sowie Dienstleister der Branche.

Vgl.: DMSExpo