Semantisches MediaWiki als Archivsoftware (frei verfügbar)

Seit Ende 2010 nutzen und entwickeln wir eine weitgehend dem ISAD(G)-Standard gehorchende Erschließungssoftware auf Basis des MediaWiki und der Semantic MediaWiki-Extension. Bei den Anwendern beliebt wurde es nicht zuletzt durch unsere sehr frei konfigurierbare XML-Schnittstelle, die eine selektive Einbindung von Datensätzen in Abfragedienste gestattet. Von Anfang an unterliegt die Entwicklung der Gnu Public Licence (GPL), ist also für den Anwender ohne Lizenzkosten verwendbar und kann auf allen Code-Ebenen nach eigenen Vorstellungen weiterentwickelt werden. Auf vielfachen Wunsch hin haben wir nun sämtliche relevanten Codes zu einem Paket verschnürt und für den freien Download bereitgestellt. Der Download enthält auch die Datensätze einer Musterdatenbank, die den spielerischen Einstieg deutlich erleichtern.
Es ist jedem freigestellt, damit zu experimentieren und die Codes auch auf die eigenen Anforderungen und (auch von ISAD(g) abweichende) Datenmodelle anzupassen. Das System eignet sich auch sehr gut für die (selbstverständlich partielle und in den Zugriffsrechten einschränkbare) Veröffentlichung von Archivbeständen in Kombination mit dem eigenen Internetauftritt, wie z.B. die Installation des Institutes für Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V. ( http://www.ifsg-bw.de ) zeigt.
Weiterentwicklungen werden in die zukünftigen Veröffentlichungen einfließen. Die Version 1.0.1 steht bereit unter: http://archium.org/archivsoftware

Viel Erfolg!
Klaus Wendel, Saskia Conradt, Nadine Arnold-Dörr
archium, Essingen/Aalen

Was kostet die Archivsoftware Actapro die Stadt Köln?

Einfach nur krank fand ich den neuen virtuellen Lesesaal des Historischen Archivs der Stadt Köln: Neuer Virtueller Lesesaal des Historischen Archivs der Stadt Köln ist Schrott.

Vot gut zwei Wochen erkundigte ich mich über Fragdenstaat nach den Kosten der Archivsoftware, worauf ich jetzt die erbetene Antwort erhielt:

gerne gebe ich Ihnen zu Ihrer Anfrage nach IFG NRW vom 26.11.2016, wie von Ihnen gewünscht, in elektronischer Form Auskunft.

Im Jahr 2006 hat das Historische Archiv der Stadt Köln 27 Lizenzen der Archivsoftware ACTApro mit ihren unterschiedlichen Modulen (Desk, Magazin, Benutzung und div. Admintools) für 45.380 € erworben. Die jährlich Wartungspauschale/Produktpflege betrug in den ersten zwei Jahren jeweils 5.690 €, ab dem dritten Jahr jeweils 8.535 €.

Im Jahr 2012 hat das Archiv, das aufgrund des Anwachsens der Belegschaft eine größere Anzahl zusätzlicher Arbeitsplätze benötigt, eine Site-Lizenz unter Verrechnung der schon bestehenden Lizenzen für 66.385 € erworben. Seitdem beträgt die Wartungspauschale/Produktpflege jährlich 20.250 €. Alle angegebenen Preise sind Nettopreise.

Danke für die Auskunft. In den Kommentaren zu meinen Beiträgen ist deutlich geworden, dass erhebliche Zweifel an der Professionalität der Software bestehen. Auch angesichts der hohen Kosten halte ich meine Empfehlung aufrecht: Ich rate derzeit Archiven vom Einsatz von Software der startext GmbH ab. Anscheinend ist die Kölner Anwendung die einzige Actapro-Instanz als Internetdatenbank. Da ich etwa von FAUST weiß, dass es in einem großen Kommunalarchiv lange Probleme mit der Internetdarstellung gab, ist für mich eine einwandfrei funktionierende Internetdatenbank nicht etwa Kür, sondern Pflicht. Mit der internen Datenbank mögen die Anwender zufrieden sein, aber das Ausmaß der aufgezeigten Mängel rechtfertigt mein hartes Urteil.

DHAK-Lesesaal: Einfach nur krank

Es ist einfach nur krank, wenn das Historische Archiv der Stadt Köln (wann hat sich eigentlich genau Prometheus e.V. usw. zurückgezogen und aus welchem Grund?) die meisten potentiellen Nutzer seiner Digitalisate zwingt, nach der Pfeife einer Bonner Firma zu tanzen und seine PDF-Standardeinstellungen in jedem Browser zu ändern.

Wie gestern dargestellt: https://archivalia.hypotheses.org/60906

In Aachen browse ich mit Firefox (FF). Aber auch zuhause ergibt sich in FF das gleiche Bild, nämlich kein Bild im METS-Viewer. Dito mit dem Internet Explorer und mit Chrome, auf dem iPAD (Safari und Chrome) und auf dem Android-Smartphone („Dieses Plugin wird nicht unterstützt“). Wenn man auch mobil mal ein Digitalisat benutzen will, kann man viel Zeit investieren, jeweils die richtige Einstellung für die Anzeige der PDFs zu finden (falls es diese ohne Zusatzplugins gibt).

ie_explorer_ha_koeln

Bei Firefox führt der Weg zum funktionierenden Digitalisat über Einstellungen (rechts oben) bzw. Options in englischer Version und dann Anwendungen. Zunächst spielte ich an den Acrobat-Anwendungen herum, da ich genaues Lesen durch zu viel Internet verlernt habe. Natürlich ohne Erfolg, man muss die Einstellung Portable Document Format ändern. Das voreingestellte „Vorschau in Firefox“ funktioniert nicht. Man kann den Acrobat Reader verwenden oder diesen in Firefox, wenn man kein anderes Plugin einsetzen will. (Screenshots durch Draufklicken vergrößern!)

ff_hak_3

FF-Neustarten jeweils nicht vergessen!

Bei der Abfrage, ob man die Verwendung von Acrobat erlauben will, sollte man sich für eine dauerhafte Erlaubnis entscheiden.

ff_hak_1

Zwischendurch unterhielt bei der Arbeit eine temporäre Fehlermeldung.

ff_hak_2

Ich habe natürlich nicht vor, das jetzt für die anderen Browser ebenso herauszufinden.

Auf Twitter meldete sich Johannes Baiter mehrfach zu Wort:

Von einem guten Archivprogramm erwarte ich, dass es die Anzeige in mehreren Viewern ermöglicht. Selbst Augias hat zwei zur Auswahl, und das DHAK setzte früher auf einen Standard-Viewer, nämlich den DFG-Viewer.

Naja, vielleicht ist ja wenigstens die Suche des tollen neuen Archivprogramms OK? Nö. Beweis: die folgenden drei Screenshots. Keine meiner Suchen mit Laufzeiteingrenzung erbrachte ein korrektes Ergebnis, ich habe also nicht lange gesucht, um etwas Unkorrektes zu finden.

startext_suche

startext_suche_1

startext_suche_2

Was will man mehr?

Naja, vielleicht Permalinks, die in ihrer Zusammensetzung kein Mist sind?

Zu Permalinks siehe
https://archivalia.hypotheses.org/60427
https://archivalia.hypotheses.org/13353 (Empfehlungen zu Permalinks)

Die Funktion von Permalinks, dauerhaft zu Zitierzwecken eine Ressource zu bezeichnen, hat man in Köln bzw. bei Startext in Bonn nicht verstanden.

http://historischesarchivkoeln.de:8080/actaproweb/archive.xhtml?id=Vz++++++00134487MHupElko#Vz______00134487MHupElko

Bei diesem Link, den man mit C&P aus der Datenbank erhält, hat man so gut wie alles falsch gemacht.

Er enthält redundante Bestandteile (nach dem #).

Er ist viel zu lang.

Er enthält Sonderzeichen.

Er enthält Bestandteile, die sich höchstwahrscheinlich in ein Paar Jahren bereits geändert haben:

– Serverbezeichnung 8080

– Firmenwerbung actaproweb.

Nach diesem für mich eindeutigen Befund möchte ich meine Kritik möglichst sachlich und ohne Geschäftsschädigung formulieren:

Ich rate derzeit Archiven vom Einsatz von Software der startext GmbH ab.

Disclaimer: Als Entwickler einer auf MIDOSA sich stützenden DOS-basierten Archivsoftware SACHAV in den 1990er Jahren, die von über 20 Archiven eingesetzt wurde, und als Anwender von MIDOSA (dienstlich) bin ich nicht ganz objektiv.

Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware – Survey

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

zur Vorbereitung eines Workshop auf der Konferenz „Offene Archive 2.2“ bitte ich Sie als Archivarinnen und Archivare, den verlinkten kurzen Fragebogen über Ihre Vorstellungen hinsichtlich einer zeitgemäßen Erschließungssoftware auszufüllen.

Ich bitte zugleich dringend darum, den Fragebogen nicht auszufüllen, falls Sie nicht als Archivar(in), FAMI oder in archivarischer Funktion, sondern „nur“ als Archivnutzer(in) tätig sind. Für Archivnutzer wird es einen eigenen Fragebogen geben. Beide korrespondieren miteinander. Sie können den Bogen gerne an Kollegen weiterverteilen.

https://ubayreuthmarketing.qualtrics.com/SE/?SID=SV_3z0CrmnCOeMgi7r

Crashkurs: Wie finde ich das Digitalisat der Trenbach-Chronik?

Falls

http://www.noela.findbuch.net/php/view2.php?ar_id=3695&be_id=505&ve_id=2350098&count=

nicht (oder nach einer Weile nicht mehr) funktioniert:

http://www.noela.findbuch.net

Links: Sammlungen und Nachlässe anklicken.

Links: 05.03 Handschriftensammlungen anklicken

Rechts: HS StA anklicken

Rechts: Liste der Verzeichnungseinheiten anklicken

Rechts: Trenbach Chronik anklicken

Rechts: Schieberegler zum Herunterscrollen suchen.

Herunterscrollen und auf „zu den Bildern“ klicken.

***

http://frueheneuzeit.hypotheses.org/1847 steht jetzt übrigens unter einer CC-BY-Lizenz

Findbuch.net: Wie kann man nur mit einer solchen Mist-Software arbeiten?

http://kriegsfoto.hypotheses.org/637 meldet, dass 4000 Fotos von Karl Lutz im Speyerer http://Findbuch.net abrufbar seien.

Schon beim NÖ Landesarchiv hatte ich Probleme mit der Bildschirmdarstellung.

http://archiv.twoday.net/stories/1022387562

Im Fall von Speyer stellte sich heraus, dass ich erst das Chrome-Browserfenster verkleinern musste, um an den Schieberegler für die unteren Bilder zu kommen. Eigenartigerweise zeigt Windows Snipping Tool den Bildschirm mit der Scrollmöglichkeit, während der Screenshot über die Taste „Druck“ den wahren Stand wiedergibt. Habe ich irgendetwas falsch eingestellt oder ist die Software einfach erdenschlecht?

Ich habe

http://www.stadtarchiv-speyer.findbuch.net/php/main.php?ar_id=3723&be_kurz=3139322d3230&ve_vnum=0#3139322d3230x36 (führt nur zum Bestand)

und dann den ersten Eintrag der Liste zu Lettland auch mit dem Internet-Explorer getestet. Wie bei Chrome funktionierten die Pfeiltasten und „Seite nach unten“ NICHT. Aber der Schieberegler war von Anfang an benutzbar. Bei FF gingen Pfeiltaste/Seite nach unten, aber für den Schieberegler musste erst wie bei Chrome verkleinert werden.

Hier einige weitere Kritikpunkte am http://Findbuch.net der Firma AUGIAS:

* Die Optik ist in den 1990ern stehengeblieben. http://Findbuch.net sieht einfach scheusslich aus.

* Von einer intuitiv leichten Benutzbarkeit von http://Findbuch.net kann keine Rede sein.

* Es gibt keine Permalinks (mit dem man sich z.B. auf eine Bildserie oder ein Einzelbild beziehen könnte).

* Der Viewer ist langsam, proprietär und hässlich. Leider wird er auch in http://Monasterium.net eingesetzt, wo er häufig nicht funktioniert. Der komplette Verzeichnungseintrag rechts oben ist nicht lesbar. Rechts gibt es einen Schieberegler (Kreis), dessen Funktion mir nicht klar ist.

Usw.

findbuchnet2

MediaWiki – eine ideale Erschließungssoftware für Archive, Museen und Bibliotheken?

Als Dienstleister kann man den Verdacht, stets auch immer werben zu wollen, grundsätzlich nicht ausräumen. Nachfolgender Beitrag behandelt aber OpenSource-Software-Bausteine, die wir mit der archium UG zwar wohl als erste in dieser Form eingesetzt haben, nichtsdestotrotz unterliegen sie einer „OpenSource“-Lizenz und sind somit auch unabhängig von uns zu beziehen und zu nutzen. Insofern möge man mir den kurzen Hinweis auf das Unternehmen als „Vorgeschichte“ nachsehen.
Interessieren dürfte der Beitrag möglicherweise so manchen Archivaren mit gewissem Drang zur Unabhängigkeit.

Vorgeschichte

Die Essinger Firma archium betreut eine Anzahl von Unternehmensarchiven in Süddeutschland und betreibt Softwareprojekte rund um die Archivierung.

Bereits ab 2008 favorisierten wir die Verwendung einer OpenSource-Erschließungssoftware. ICA-AtoM erschien uns damals als geradezu ideal konzipiert, es erwies sich aber im laufenden Betrieb als mangelhaft umgesetzt. Um unseren Kunden dennoch eine OpenSource-Archivsoftware bieten zu können, haben wir ab Ende 2010 einen recht unkonventionellen Weg beschritten. Wir haben die sehr bewährte OpenSource-Software, die wir zuvor schon seit vielen Jahren für das Projektmanagement genutzt hatten, für den Einsatz im Archiv ausgebaut: Das MediaWiki. Mittlerweile ist es bei mehreren von uns betreuten Unternehmensarchiven im Einsatz.

Aber warum denn unbedingt OpenSource?

„OpenSource“ bietet einen fundamentalen Vorzug für Archive.

Eigentlich kann keine Software für sich in Anspruch nehmen, wirklich langzeitstabil zu sein. Software lebt von der Weiterentwicklung. Eine Software, die nicht kontinuierlich gepflegt wird, ist angezählt und nach kurzer Zeit nicht mehr einsetzbar. Denn die Betriebssysteme, Formate, Applikationen und ganz besonders auch die Code-Libraries entwickeln sich drumherum ständig weiter und warten nicht, wenn ein einzelnes Programm aus ihren Reihen zurückbleibt. Auch im Archiv spielen wir dieses Spiel zwangsläufig mit und hoffen, daß der Software-Dealer, der uns den Stoff verkauft hat, dies möglichst lange weiter tun wird und zwar zu gleichbleibenden Konditionen.

OpenSource-Anwender hängen an dieser Nadel nicht. Dabei bietet OpenSource-Software schon grundsätzlich eine bessere Zukunftsprognose. Eine Software, deren Codes vollständig offengelegt sind, gibt die technische Gewähr dafür, daß die Programme prinzipiell weiterentwickelt werden können, selbst wenn der Anbieter nicht mehr existiert oder die Entwicklung einstellt. Und Software, die unter einer freien Lizenz herausgegeben wird, gibt eine ökonomische Gewähr, daß regelmäßige Lizenzkosten entfallen und Wartungskosten auch auf lange Sicht überschaubar bleiben.

Starke Verbreitung des MediaWiki

Allein schon aus diesen Gründen mußte sich eine MediaWiki-Installation wunderbar eignen für den Betrieb in Archiven und Sammlungen. Doch das MediaWiki kann mehr, viel mehr. Es begegnet uns täglich in etlichen tausend Installationen im Internet, gelegentlich zweckentfremdet als CMS gebraucht, zumeist aber als leistungsfähige Basis für Multi-Autorenprojekte. Das prominenteste ist zweifellos die Wikipedia. 1,4 Millionen Datensätze umfasst gegenwärtig allein deren deutscher Zweig. Und diese sehr gut skalierbare Software stöhnt unter dieser Datenlast nicht ansatzweise. Die Zahl der aktiven Benutzer ist jedenfalls jetzt schon so groß, daß der Fortbestand dieser Software sehr eng verflochten sein wird mit dem Fortbestand des freien Internets überhaupt. Denn selbst wenn die Entwicklung der Software MediaWiki eines Tages eingestellt würde, so gäbe es viele tausend Argumente dafür, eine alternative Software zu entwickeln, die ihre Datensätze lesen kann.

Ein typisches Archivobjekt nach ISAD(G), allerdings erweitert um die Darstellung eines Bildes.

Das Lesen der Datensätze — oder besser als »pages« wahrgenommen — ist übrigens sehr einfach. MediaWiki speichert Informationen für den Anwender in reiner Textform. Im Hintergrund aber erstellt es einen ObjektCache. Dadurch sind die Daten für den Menschen einerseits mit relativ einfachen Software-Werkzeugen lesbar und zu bearbeiten, der ObjektCache im Hintergrund aber sorgt für die Performance der Maschine, also dafür, daß Recherchen über große Datenbestände schnell zu einem Resultat führen.

Eine »Extension«, die MediaWiki zur Datenbank macht

Auf diese Weise wären wir zunächst aber nur in der Lage, eine strukturierte Textsammlung zu führen. Durch das MediaWiki-eigene Kategoriesystem, über welches sich in der Wikipedia die Zuordnung der Artikel zu Jahrestagen und Personengruppen umsetzen lassen, ist es nun zwar möglich, Indizes zu führen, eine echte Datenbank haben wir damit aber noch nicht. Hier hilft eine der zahlreichen MediaWiki-Erweiterungen, eine s.g. »Extension«, die beim KIT-Karlsruhe im Institut für Angewandte Informatik und Formale Beschreibungsverfahren (AIFB) entwickelt wurde, das »Semantic MediaWiki«.

Die Formulareingabe ist im Prinzip mit jeder anderen Browser-Datenbankschnittstelle identisch. Es gibt Pflichtfelder. Fehleingaben werden erkannt.

Durch die Semantic MediaWiki-Extension wird es möglich, im Text des MediaWiki Felder mit festgesetzten Typen zu definieren und Werte zuzuweisen. Gleichzeitig bleiben die zahlreichen Gestaltungsmittel des MediaWiki verfügbar und können in den Inhalt dieser Felder integriert werden. Diesen, in der deutschen Version »Attribute« und in der englischen Fassung »property« genannten, Feldern sind vielfältige Datentypen zuzordnen. z.B. Volltext, Zeichenkette, Datum, Zahl, URL uvm.

Bei der Bearbeitung von Bildbeständen ist die Bildvorschau sehr hilfreich.

Weitere Extensions erweitern das System um die Möglichkeit der Formulareingabe, stellen eine eigene Parsersprache bereit und erlauben Zeichenkettenoperationen. Das MediaWiki wird damit zu einem äußerst vielseitigen und universell konfigurierbaren Datenbankbaukasten. Wie in jeder anderen Datenbank auch können die Inhalte nun über logische Abfragen erschlossen werden. Die Ergebnismengen enthalten die relevanten »pages«, deren Inhalte aber auch in Tabellenform oder vielen anderen Austauschformaten ausgegeben werden können. Der Datenaustausch erfolgt beispielsweise über XML oder CSV, ermöglicht eigene Volltextfilter und PDF-Ausdrucke.

Die Einrichtung (oder zu Deutsch das »Customizing«) der Datenbank erfolgt über eine Kaskade miteinander verknüpfter Makros, welche die Benutzereingaben interpretieren. Die Funktionsweise läßt sich mit dem geschichteten Aufbau der Erdkugel vergleichen. Der Benutzer bewegt sich auf der Erdkruste. Hier erfolgen die Eingaben. Diese werden über Makros im Oberen Erdmantel in den Unteren Erdmantel geleitet. Dort werden den »properties« die Werte zugewiesen. Und bis hierher kann der Benutzer — entsprechende Administratorrechte vorausgesetzt — noch über die Browser-Oberfläche selbst zugreifen. Der Erdkern darunter ist mit PHP- und SQL-Kenntnissen zu erschließen. Im äußeren Erdkern werden die zahlreichen Extensions installiert, die den Inneren Erdkern um zahlreiche Funktionalitäten erweitern.

Diese Analogie zu Ende spinnend: Erdbeben erfolgen ausnahmslos an der Oberfläche, der harte Kern ist sehr stabil bzw. ausgereift. Doch anders als das Erd-Modell verfügt das MediaWiki über eine Versionsgeschichte, die sämtliche Änderungen der Benutzer reversibel macht. Fehleingaben werden dadurch leicht verziehen. Außerdem bleiben alte Zustände dadurch zitierfähig.

Die Möglichkeit zur Rekonstruktion alter Stände gilt übrigens nicht nur für Textinhalte. Auch Dateien können versioniert gespeichert werden. Und wie aus der Wikipedia bekannt, können Bildformate direkt sichtbar gemacht werden. Auf diese Weise läßt sich das MediaWiki ohne weiteres zur Bilddatenbank und zu einem Dokumentenmanagement erweitern.

Für die diesem Aufsatz zugrunde liegende Musterdatenbank wurde ein Datenmodell gewählt, das dem ISAD(G)-Standard sehr nahe kommt. Kleine Abweichungen sind im zusätzlichen »Darin«-Feld zu erkennen. Auch die Bilder oder Anhänge sind untypisch, zeigen aber den fließenden Übergang zur Bilddatenbank.

Anhänge können auf unterschiedliche Weise präsentiert werden. Vorschaubilder erleichtern die Übersicht.

Die große Stärke des MediaWiki zeigt sich gerade dann, wenn es gilt, Datenmodelle (u. U. im laufenden Betrieb) umzubauen. Der Umstand, daß auf der »Erdkruste« und im »Erdmantel« Code und Daten miteinander verschmelzen, ermöglicht die Durchführung systemrelevanter Änderungen mit Textwerkzeugen, die sämtlich das MediaWiki selbst anbietet! So ist es problemlos möglich, Änderungen an einer großen Anzahl von Datensätzen global vorzunehmen.

Schwächen?

Bei allem Lob, es gibt natürlich auch Schwächen.

Es kann vorkommen, daß der ObjektCache im Erdkern der Aktivität im Erdmantel hinterherhinkt. Normalerweise wird dies nur nach automatisierten Schreib-Lese-Vorgängen großer Datenmengen sichtbar, weshalb die Beeinträchtigungen eher den Administrator treffen, und nicht den Anwender. Es existieren aber Hilfsmittel, um das Abarbeiten der s.g. »Job Queue« zu beschleunigen und Ansichten zu aktualisieren.

Das MediaWiki bietet einen solch reichen Kosmos an Möglichkeiten, daß dem Bearbeiter unweigerlich mehr Sachverstand abverlangt wird. Immerhin ist diese Anforderung nicht sehr speziell, schließlich bringt jeder, der sich schon an der Wikipedia beteiligt hat, diese Kenntnisse mit. Außerdem sind die Arbeitsprozesse bestens dokumentiert. Trotzdem muß der Bearbeiter die Tektonik seines Archivs kennen und z.B. bei der Vergabe von Signaturen diszipliniert arbeiten. Diese potentielle Fehlerquelle wird allerdings sehr schön dadurch kompensiert, daß in Serie eingeschlichene Fehler eines unerfahrenen Bearbeiters in der Regel über ein umfassendes Suchen&Ersetzen leicht behoben werden können. Auf dieselbe Weise lassen sich übrigens auch neue Vorgaben problemlos auf ältere Datensätze anwenden, ohne daß ein erneutes Aufrufen alter Datensätze notwendig werden würde.

Fazit

Der großen MediaWiki-Kosmos hält viele Gestaltungsmittel bereit. Das Beispiel zeigt die Verortung von Archivbeständen auf einem interaktiven Zeitstrahl.

Zusammenfassend ist zu sagen: Das Potential des zur Datenbank gereiften MediaWiki ist enorm! Schon die Performance ist überzeugend und die Kinderkrankheiten sind bei einer Software mit solch großer Verbreitung weitestgehend ausgeheilt. Und prinzipiell kann kein proprietäres System hinsichtlich Langzeitarchivierung bieten, was ein OpenSource-System wie das MediaWiki bietet: Eine sehr günstige Zukunftsprognose, Bindungsfreiheit, die denkbar geringsten Anschaffungskosten und eine sehr gut kalkulierbare Kostenentwicklung im laufenden Betrieb.

Die Musterdatenbank der hier gezeigten Beispiele ist online einsehbar hier.

Der identische Aufsatz ist auch als PDF verfügbar hier.