Bewertung von Amtsdrucksachen fremder Provenienzen (Gesetzblätter…)

Hallo,

wir sind gerade in Vorbereitung baulicher Veränderungen mit einer umfangreichen Bewertung von Altregistraturen aus verschiedenen Fachbereichen (Personalbereich, Finanzen, Liegenschaften etc.) beschäftigt. In diesen betreffenden Kellern befinden sich jedoch auch ca. 30 lfm Amtsdrucksachen der vor Jahren aufgelösten Dienstbibliothek des Rathauses, darunter Bundes- und Landesgesetzblätter, Verordnungsblätter und fachspezifische Literatur ab etwa 1948. Nicht betroffen sind städtische Amtsdrucksachen, die separat in einem weiteren Keller stehen.

Wir sind an einer Übernahme nicht interessiert, da Amtsdrucksachen beim Herausgeber archiviert werden (und mit Sicherheit auch in vielen großen Biblitotheken) und wir auch aus Kapazitätsgründen keine Doppelarchivierung anstreben. Die Verwaltung ist sich noch ein wenig unschlüssig, befürchtet eher einen „Verlust der schönen Optik der gebundenen Bücher“, teilt ansonsten die Argumentation des Archivs da die betreffenden Gesetzessammlungen teils seit Jahrzehnten nicht mehr benutzt werden.

Gerne möchten wir in diesem Zusammenhang erfragen, wie in anderen Kommunalarchiven mit Amtsdrucksachen verfahren wird. Für Erfahrungsberichte wären wir sehr dankbar.

Mit freundlichen Grüßen

Übernahme von Sitzungsunterlagen städtischer Ausschüsse in analoger oder digitaler Form?

Hallo,

unsere Stadtverwaltung hat seit 2001 das Ratsinformationssystem Session von SOMACOS im Einsatz, davor seit 1999 ein anderes Produkt. Im Rahmen der Übernahme von Unterlagen aus dem Schulamt steht nun eine Bewertung von Unterlagen des Schulausschusses an. Dabei steht die komplette Übernahme der Sitzungsprotokolle incl. Vorlagen etc. ab 1970 außer Frage, doch wie ist mir den Doppelüberlieferungen der Ausschüsse (Papierform/eletronisch in Session) zu verfahren?

Ich könnte durchaus eine hybride Übernahme bis zum Ende einer Legislaturperiode vorstellen um etwaiige „Kinderkrankheiten“ von System und Nutzer (fehlende Unterlagen in Session etc.) zu umgehen. Eine dauerhafte Übernahme von Sitzungsunterlagen in elektronischer wie analoger Form bis zur endgültigen Umstellung auf die alleinige elektronische Form, die in unserem Fall 2015 erfolgte, möchte ich jedoch allein wegen des damit einhergehenden dauerhaft zu archivierenden Aktenberges (z.B. wegen der jeweils mehrere cm dicken Vorlagen des Unwelt- und Planungsausschusses) nicht anstreben.

Da diese Frage wahrscheinlich alle Archivare früher oder später bewegen wird, bin ich für Anregungen aus anderen Archiven dankbar

Schon einmal vielen Dank für den hoffentlich erfolgenden regen Gedankenaustausch!

Bewertung von Gewerbe-Einzelakten

Uns werden vom Gewerbeamt Einzelakten zu abgemeldeten Unternehmen  angeboten. Diese müssen nach Abmeldung des Gewerbes jeweils 10 Jahre aufbewahrt werden. Das tatsächliche Bestehen dieser Unternehmen geht aus diesem bloßen Datum der Abmeldung  ohne zeitaufwändige Einzelfallprüfung natürlich nicht direkt hervor, denn vereinzelt könnten die Unternehmen bereits seit Jahrzehnten existiert haben. Für zukünftige stadtgeschichtliche Forschungen könnten diese Unterlagen unter Umständen von großem Interesse sein, jedoch möchten wir im Hinblick auf knappe Kapazitäts-Ressourcen unseres Archivs von einer Totalübernahme absehen.

Wie gehen andere Archive mit angebotenen Gewerbe-Einzelakten um? Erfolgt eine Übernahme nach bestimmten Kriterien? Über Erfahrungsberichte wären wir dankbar.