Übernahme von Sitzungsunterlagen städtischer Ausschüsse in analoger oder digitaler Form?

Hallo,

unsere Stadtverwaltung hat seit 2001 das Ratsinformationssystem Session von SOMACOS im Einsatz, davor seit 1999 ein anderes Produkt. Im Rahmen der Übernahme von Unterlagen aus dem Schulamt steht nun eine Bewertung von Unterlagen des Schulausschusses an. Dabei steht die komplette Übernahme der Sitzungsprotokolle incl. Vorlagen etc. ab 1970 außer Frage, doch wie ist mir den Doppelüberlieferungen der Ausschüsse (Papierform/eletronisch in Session) zu verfahren?

Ich könnte durchaus eine hybride Übernahme bis zum Ende einer Legislaturperiode vorstellen um etwaiige „Kinderkrankheiten“ von System und Nutzer (fehlende Unterlagen in Session etc.) zu umgehen. Eine dauerhafte Übernahme von Sitzungsunterlagen in elektronischer wie analoger Form bis zur endgültigen Umstellung auf die alleinige elektronische Form, die in unserem Fall 2015 erfolgte, möchte ich jedoch allein wegen des damit einhergehenden dauerhaft zu archivierenden Aktenberges (z.B. wegen der jeweils mehrere cm dicken Vorlagen des Unwelt- und Planungsausschusses) nicht anstreben.

Da diese Frage wahrscheinlich alle Archivare früher oder später bewegen wird, bin ich für Anregungen aus anderen Archiven dankbar

Schon einmal vielen Dank für den hoffentlich erfolgenden regen Gedankenaustausch!


6 Gedanken zu „Übernahme von Sitzungsunterlagen städtischer Ausschüsse in analoger oder digitaler Form?

  1. In Session gespeicherte Unterlagen können nachträglich noch verändert werden; Session ist kein zertifiziertes Archivierungsprogramm und will es auch nicht sein. Rechtlich relevant sind daher nur die entsprechend der jeweiligen Gemeindeordnung unterschriebenen öffentlichen Urkunden in Papierform (Protokolle). Zumindest die in den Vorlagen enthaltenen Beschlussvorschläge dürften regelmäßig auch Bestandteil der Protokolle sein. Um eine Aufbewahrung der papierenen Protokollbände wird man daher kaum herum kommen.

    • Also würden Sie zu einer Übernahme der original unterschriebenen Protokolle aus Gründen der Rechtssicherheit tendieren. Wie würden Sie bei den vielen Vorlagen entscheiden, die ja häufig um ein Vielfaches mächtiger sind als die reinen Sitzungsprotokolle?

      • Eigentlich sollten die Akten der Schulverwaltung mindestens die Inhalte der Vorlagen widerspiegeln können, da diese in der Regel in der Verwaltung erstellt wurden bzw. dort Stellungnahmen zu den Vorlagen abgegeben wurden, die nicht aus der Verwaltung stammten. Ich würde daher riskieren, auf die papierene Übermittlung der Vorlagen zu verzichten, wenn die Inhalte in Session vollständig sind (!). Aber das ist eine Gewissensfrage, die Sie für Ihr Archiv sicher eher entscheiden können, als ich. Wir binden zumindest in den Gremien mit der Befugnis zur Letztendscheidung die Vorlagen in Bücher, die dann ebenfalls ins Archiv gehen.

  2. Ja, und man muss dabei das jeweilige Archivgesetz beachten. In Rheinland-Pfalz beispielsweise sind „Unterlagen unverändert aufzubewahren“ (§ 1, Absatz 1), was die Archivierung des analogen Schriftguts auch bei Vorhandensein von Digitalisaten erzwingt. Nur bei originär digitalen Unterlagen ist die elektronische Form diejenige, die „unverändert“ zu bewahren ist. Dies ist v.a. dann der Fall, wenn schon die Vorgangsbearbeitung elektronisch erfolgt ist. Hat sich die Funktionalität von Session mit dem Umstellungsschritt 2015 geändert?

    • Nein, seit 2015 sind Sitzungsunterlagen eigentlich ausschließlich elektronisch über Session verfügbar. Das war eher eine Umstellung um Druckkosten zu sparen. Geholfen hat es jedoch nicht wirklich, auch heute noch geistern regelmäßig ausgedruckte Vorlagen durchs Haus.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.